Dân văn phòng nào cũng nên biết đến cách quản trị thời gian hiệu quả này!

Làm sao để sử dụng ít thời gian mà hiệu suất công việc cao? Làm sao để quản lý được nhiều đầu việc trong cùng một thời điểm mà không bị quá tải? Làm sao để cân bằng công việc và cuộc sống mà không rơi vào tình trạng stress kéo dài? Và cuối cùng, làm sao để chúng ta sống hạnh phúc hơn?

Theo quan điểm khoa học, thời gian chỉ có một chiều duy nhất, đó là đi từ quá khứ đến hiện tại và tương lai. Và bởi vì thời gian luôn vận động và đi theo một chiều như vậy nên chúng ta không thể bắt nó đi ngược hoặc dừng lại. Thời gian không chờ đợi chúng ta, thời gian cũng không quay trở lại, chính bởi tính chất đặc trưng của nó nên con người càng cần quản lý nó thật tốt để tạo ra nhiều giá trị lợi ích hơn.

Thực chất: Thời gian = Tiền bạc = Cuộc sống. Khi chúng ta có mong muốn cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn, chúng ta cần có tiền bạc để biến mọi thứ tốt đẹp hơn, muốn tiền bạc nhiều hơn, bạn phải học cách sử dụng quỹ thời gian ít ỏi của mình để sinh lời nhiều nhất. Như vậy, quản trị thời gian cũng chính là quản trị cuộc đời bạn. Mọi việc bạn làm để nâng cao kĩ năng quản lý thời gian của bản thân cũng sẽ cải thiện các mặt trong đời sống của bạn.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong quá trình nghiên cứu các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, tác giả tâm đắc với phương pháp Eisenhower Box hay còn gọi là “ma trận quản lý thời gian” của Tổng thống Mỹ Eisenhower.

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng.” – Dwight Eisenhower.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.  

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.  Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.  

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower như thế nào?

Rất nhiều tài liệu chia sẻ bí quyết hàng đầu trong việc kiểm soát và quản lý thời gian trong công việc là đặt bút xuống và ghi ra các đầu mục bạn cần làm, sau đó lần lượt giải quyết từng thứ một theo thứ tự ưu tiên.

Tuy nhiên, cách làm như vậy chắc chắn sẽ không giải quyết được triệt để tất cả các đầu mục. Bởi vì khi đó, một mình bạn sẽ phải tự mình giải quyết tất cả các công việc đó.

Eisenhower Box khai thác tối đa các nguồn lực có thể hỗ trợ bạn giải quyết các công việc – của – chính – bạn.

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:

Bước 1: Liệt kê ra tất cả các đầu mục công việc bạn phải làm

Bước 2: Đánh giá tính chất công việc và sắp xếp chúng theo Eisenhower Box:

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp, cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được Việt hóa

Để thực hiện được bước 2, bạn cần biết cách phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng:

• Quan trọng: Là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.
• Khẩn cấp: Là những hoạt động chúng ta thường tập trung, vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.  

Eisenhower Box cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục, dễ dàng cho bạn phân chia các đầu mục.

Phương pháp này không chỉ hỗ trợ bạn trong công việc mà còn giúp bạn xử lý tốt cả các công việc trong cuộc sống cá nhân.

Một vài lưu ý khi bạn sử dụng phương pháp Eisenhower

Mặc dù Eisenhower Box giúp loại bỏ những việc không cần thiết, khai thác tốt kĩ năng ủy thác, tập trung tối đa thời gian và năng lượng của bạn cho những việc quan trọng nhưng muốn sử dụng phương pháp này tốt nhất, bạn nên lưu ý một vài điểm liên quan đến Kĩ năng ủy thác.

Đối với phần việc Khẩn cấp – Không quan trọng mà bạn bàn giao lại cho người khác, bạn cần lưu ý đến kĩ năng ủy thác của mình để người nhận lại công việc của bạn có thể xử lý chúng theo đúng ý của bạn nhất.

Một trong những việc quan trọng khi bạn ủy thác việc cho người khác là bạn phải xây dựng quy trình cho họ trước khi giao việc. Với quy trình làm việc được thống nhất rõ ràng giữa 2 bên, bạn dễ dàng xử lý cho họ khi họ gặp phải vấn đề không thể giải quyết mà không cần phải xem lại phần việc từ đầu.

Hi vọng với phương pháp Eisenhower, các bạn có thể kiểm soát thời gian và công việc tốt hơn.