Hoàng Trang và bí quyết làm chủ 8h/ngày như thế nào?

Mình cũng như mọi dân công sở khác, đều có 8 giờ/ngày để thực hiện công việc, nhưng thường xuyên gặp phải tình cảnh không đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ một cách tốt nhất. Nguyên nhân chính xuất phát từ việc chưa biết phân bổ quỹ thời gian hợp lý, vậy mình đã làm gì để khắc phục tình trạng này? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của mình nhé!

Tầm quan trọng của việc “phải” quản lý thời gian 

Đối với công việc của một HR Officer tại Sun*, thay vì việc phải làm việc hunting độc lập 100% quỹ thời gian thì chúng mình còn tham gia teamwork, brainstorm các chiến dịch, các project với HR khác hoặc kết hợp cùng các đồng nghiệp khác để phục vụ cho việc hunting hiệu quả hơn. Chính vì vậy việc mọi người phải phân bổ quỹ thời gian của bản thân thế nào để vừa thực hiện công việc độc lập, vừa tương tác với các project mà kết quả đạt được vẫn nằm trong tầm kiểm soát là điều cực kì quan trọng.

Việc quản lý “tốt” thời gian, mang lại cho mình những gì?

Tăng năng suất làm việc: Một HR có kỹ năng quản lý thời gian, họ sẽ biết sắp xếp các nhiệm vụ cần làm theo một thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu để hoàn thành nó trong thời gian xác định.

Ví dụ như việc cần đạt KPI 6 ứng viên/1 tháng, bạn sẽ vạch ra được kế hoạch cụ thể cho các công việc: nghiên cứu thị trường, khoanh vùng ứng viên, vạch ra chiến lược hunting, phân bổ thời gian cho từng kênh đi kèm với số lượng ứng viên tiềm năng, cũng như các phương án phụ giữa các khoảng thời gian nếu kết quả chưa được như target. Điều này giúp bạn kiểm soát được việc tạo ra kết quả của bản thân cũng như có các phương án backup kịp thời.

Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực: Không có kế hoạch bạn sẽ không biết mình cần làm gì trước tiên, những công việc đang triển khai đang đi đến đâu và đồng thời bạn cũng rất dễ bỏ phí thời gian vào những việc phát sinh khác không cần thiết, khi đó bạn sẽ cảm thấy áp lực vì không biết mình đang đi đến đâu và mình cần thực hiện thêm các công việc gì để đạt được mục tiêu như đã đặt ra.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động: Vẫn là câu chuyện với 1 HR có kỹ năng quản lý thời gian, với một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng cho mục tiêu 6 offer/1 tháng, điều đó sẽ khiến bạn cảm thấy mọi thứ không còn nặng nề mà ngược lại có thể chủ động hơn trong từng hành động của mình. Nếu bạn chia nhỏ các mục tiêu, ví dụ 3 offer/2 tuần chẳng hạn, mỗi khoảng thời gian phân bổ tập trung vào 1 đối tượng tuyển dụng (là các level của ứng viên). Với việc phân định rõ ràng như vậy sẽ giúp bạn có những động lực nhất định trong quá trình thực hiện và đồng thời cũng chủ động có những phương án thay thế phòng cho việc phương án đang chạy không thực sự hiệu quả.

5 cách quản lý thời gian không thể thiếu dành cho bạn

Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

  • Công việc “khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không thì chưa chắc lại là vấn đề.
  • Công việc “quan trọng” là nếu không làm — chúng ta có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn và những người khác.

Tuy nhiên, việc mà bạn cần thời gian ăn uống, nghỉ ngơi để đảm bảo về sức khỏe thể chất và cả tinh thần là điều quan trọng một cách khẩn cấp, nên làm ơn “ĐỪNG” đưa nó vào bất cứ hạng mục công việc nào ở trên.

Biết cách đặt mục tiêu

Đặt ra mục tiêu có lẽ là cách quản lý thời gian quan trọng nhất — bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình. Tuy nhiên cũng cần đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là có khả năng thúc đẩy nếu không sẽ dẫn đến việc mất động lực trong quá trình thực hiện.

Một trong những cách đặt mục tiêu hiệu quả nhất hiện nay có thể nhắc đến mô hình SMART

Lập kế hoạch hiệu quả

Mình sẽ lấy cụ thể với công việc của HR tại Sun* để bạn dễ hình dung nhé. Mỗi lần thực hiện 1 project tuyển dụng nào đó, hoặc nhận chỉ tiêu KPI cho 1 job mới, hầu như các HR đều phải có những kế hoạch hành động cụ thể, vì sao lại như thế ?

Đơn giản là nó sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát về cả quãng đường chúng ta đang đi, từ mục tiêu đến những con số tiến gần mục tiêu, tuy nhiên không phải ai đưa ra kế hoạch hành động cũng là người follow thực hiện có quy củ và thực sự nghiêm túc, chính vì vậy việc có KỶ LUẬT TỰ THÂN cũng là một điều hết sức quan trọng gắn liền với kỹ năng này.

Dừng ngay việc giải quyết nhiều việc cùng một lúc

Đây có lẽ là tình trạng trong quá trình làm việc chúng ta gặp thường xuyên, nhiều người nghĩ đó là tốt nhưng thực ra đó lại không phải là cách mang lại hiệu quả đúng đắn. Bạn hãy tưởng tượng việc bạn đang trong luồng tập trung nghiên cứu thị trường tuyển dụng vị trí QA ở một công ty, tuy nhiên cũng là lúc bạn nhận được CV ứng tuyển ở vị trí iOS DEV, bạn quyết định chuyển sang giải quyết CV đó rồi mới quay lại với công việc nghiên cứu thị trường QA. Thực chất giải quyết công việc theo luồng như vậy sẽ khiến bạn mất đi chi phí chuyển đổi sự tập trung mỗi lần là 25s, và quan trọng nhất là dòng suy nghĩ cũng như nhận dạng thông tin trong não bộ của bạn cũng không được tập trung hoàn toàn 100%.

Và đây là một số cách cho dành cho bạn để tối đa hóa các khoảng thời gian tập trung làm việc:

  • Loai bỏ phiền nhiễu xung quanh: đeo tai nghe chống ồn và để điện thoại ở chế độ rung, không bật mạng, không để ý đến điện thoại quá nhiều trong quá trình làm việc (nếu nó không thực sự cần thiết cho công việc của bạn).
  • Đặt thời gian cho mỗi nhiệm vụ phải làm để đảm bảo sự tập trung và follow kết quả

Đối phó với những kẻ cắp thời gian trong chính con người bạn

Kẻ cắp thời gian là gì? Không phải là đối thủ nhưng chính là hung thủ đang dần chuyển hóa thời gian của bạn thành quỹ thời gian sở hữu được sở hữu bởi những “kẻ cắp”. Vậy làm thế nào để xử lý những rắc rối tuy có vẻ nhỏ nhưng cực kỳ mất thời gian này?

Đầu tiên chắc chắn bạn phải xác định được rằng kẻ cắp thời gian của bạn hiện tại là ai và cái gì?

Tưởng tượng xem nếu như không có chúng cuộc sống của bạn sẽ thế nào

Và cuối cùng là lên chiến lược để loại bỏ chúng khỏi cuộc sống của bạn đi thôi.

Dưới đây là một số “kẻ cắp thời gian” điển hình mà tôi nghĩ bất kì ai cũng dễ gặp phải:

Lo lắng thái quá: Nếu bạn để tâm trí của bạn bị ảnh hưởng quá nhiều từ việc lo sợ thì liệu còn khoảng không gian nào cho việc suy nghĩ những cách thực hiện cũng như follow các công việc đã được đặt ra. Chính vì vậy, hãy gạt bỏ sự lo lắng, tin tưởng vào quyết định của mình và thực hiện công việc.

Trì hoãn: Việc biết rõ sự quan trọng của các task tuy nhiên vẫn bằng một số lý do nào đó khiến bạn phải trì hoàn dẫn đến các task “chất đống” là điều không nên, vì khi đó, quỹ thời gian của bạn sẽ không đủ để cho ra những thành phẩm tốt nhất.

Không có kỷ luật và cam kết: Tưởng chừng chỉ là một ý nhỏ nhưng lại là một yếu tố quan trọng xuyên suốt quá trình làm việc hằng ngày của chúng ta, bởi không có kỷ luật thực hiện theo kế hoạch và cam kết với chính bản thân, bạn sẽ là người “giết chết” những kế hoạch mà mình đã đưa ra.

>>> Tham khảo bài viết chi tiết với những ví dụ vô cùng thực tế tại đây.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này của mình. Chúc các bạn sẽ làm chủ được quỹ thời gian quí báu của bản thân và tạo ra nhiều thành quả tốt đẹp trong công việc nhé! 

#quản lý thời gian