Vì sao kỹ sư IT Việt Nam thông minh nhưng làm việc chưa hiệu quả?

Làm trong ngành công nghệ thông tin, hẳn tất cả chúng ta đều biết “thông tin” mang giá trị thế nào. Và chuyện giao tiếp hiệu quả quyết định đến 90% thành công của bạn cũng như thành công của dự án.

Mình đã từng nghe đánh giá với đại ý là: “Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, nếu làm việc một mình thì hiệu suất tốt hơn 3 lần so với người Nhật. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật”.

Có thể con số để so sánh trên không chính xác, tuy nhiên khả năng làm việc nhóm của người Nhật quả thật đáng học hỏi. Và mình luôn trăn trở, vậy bí kíp làm việc nhóm của họ là gì?

Cơ hội làm việc với người Nhật cho mình khám phá ra rằng, bí kíp để người Nhật làm việc nhóm hiệu quả chính là Ho-ren-so, và để Ho-ren-so hiệu quả, thì mình phải nâng cao kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin. 

Lắng nghe và truyền đạt thì liên quan gì đến IT?

Một ngày đẹp trời, mình hỏi bạn Dev rằng:

– “Em làm đến đâu rồi?” (Ý mình muốn hỏi về tiến độ của task đang test ở môi trường develop)

Bạn Dev trả lời: 

– “Em đang tạo Data” 

Câu trả lời của bạn khiến mình rất suy nghĩ, rằng tại sao bạn không hiểu câu hỏi, và mình thì nhận lại câu trả lời không mong muốn. 

Sau một thời gian tự vấn, mình nhận ra, nếu mình đưa ra câu hỏi tốt hơn, kiểu như “Chị đang cần confirm về tiến độ của task này, em làm đến đâu rồi?” thì có lẽ mình sẽ nhận được câu trả lời sát với nội dung mong muốn hơn.

Nguồn: Freepik

Lắng nghe và truyền đạt là nhu cầu giao tiếp, tương tác của tất cả mọi người vì không ai trong chúng ta tồn tại hoàn toàn độc lập cả. Ở bất cứ môi trường nào, việc lắng nghe và truyền đạt thông tin hiệu quả cũng đều cần thiết. Nhất là ở một công ty công nghệ như Sun*, một dự án muốn thành công cần có sự thấu hiểu và sát cánh lẫn nhau. Và Sun, cũng là nơi Be a team là core-value luôn được vinh danh hàng đầu, thì việc giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để chúng ta có thể đi đường dài cùng nhau, gặt hái được nhiều thành công hơn.  

Lắng nghe là nhận lại

“When you talk, you are only repeating what you already know; But when you listen, you may learn something new.”

Lắng nghe chính là phương tiện để chúng ta tiếp nhận những đánh giá, trải nghiệm, bài học của người khác nhằm phát triển bản thân. Vậy nên chẳng có lẽ gì mà không trau dồi kỹ năng này cả.

Kỹ năng lắng nghe đã là chủ đề cũ mèm?

Các bạn có thể Google ra hàng triệu kết quả nói về kỹ năng lắng nghe hiệu quả, nên mình sẽ không focus vào những biểu hiện của kỹ năng lắng nghe như: Ngồi hướng về phía đối phương, thêm động tác gật đầu nếu đồng tình, tuyệt đối không ngắt lời…vv..

Những biểu hiện trên để thể hiện sự tôn trọng, cũng như khích lệ người nói. Tuy nhiên, đó mới chỉ là mặt biểu hiện thôi. Mình muốn tập trung vào “tư duy khi lắng nghe”, điều này mới mang lại giá trị khi tiếp nhận thông tin.

Bạn đang lắng nghe với tâm thế như thế nào?

Có một câu nói mình vô cùng yêu thích, đó là “Don’t listen with the intent to reply but with the intent to understand” .

Khi bạn tiếp nhận thông tin với tâm thế để đối đáp lại giống như đang phòng thủ để tấn công, bạn sẽ chỉ tập trung vào khe hở và sai sót trong thông tin đối phương truyền đạt. Nếu như vậy, ngày qua ngày bạn sẽ chẳng tiếp thu được thêm kiến thức nào cả, vì bạn chỉ chăm chăm giữ nguyên quan điểm của mình mà không đón nhận quan điểm của ai. Vậy nên, thay vì lắng nghe với tâm thế để đối đáp, thì mình cùng lắng nghe để thấu hiểu, bởi chúng ta đâu phải là người của hai chiến tuyến, chúng ta là đồng đội cơ mà!

Bạn có đang có thói quen chỉ trích, hoặc sợ bị chỉ trích khi nói quan điểm cá nhân không?

Nếu có, thì chúng ta cùng ngồi lại với nhau, mình có đôi điều muốn nhắn nhủ.

Khi còn bé, chúng ta có thật nhiều điều mới mẻ cần khám phá nên đã hỏi rất nhiều câu hỏi “Tại sao”. Và chúng ta cũng được trải nghiệm một điều rằng, nếu nói hay làm sai sẽ bị các bạn chê cười.

Dần dần chúng ta ngại đưa ra quan điểm của bản thân, bởi không đưa ra quan điểm sẽ chẳng bao giờ bị chê cười cả. Giống như nếu không làm thì sẽ chẳng bao giờ sai vậy. Điều này đúng, nhưng khi chúng ra mất đi cơ hội được sai, đồng nghĩa sẽ mất đi cơ hội được học hỏi.

Khi chúng ta lắng nghe mà không chỉ trích, chính là đã tạo ra môi trường khích lệ mọi người nói ra ý kiến, suy nghĩ của bản thân mình. Và mình mong, ngôi nhà chung của chúng ta không ai mất đi cơ hội được học hỏi, trau dồi.

Nguồn: Freepik

Khi suy nghĩ của chúng ta không giống nhau, bạn đúng cũng không có nghĩa là mình sai

Mỗi người có sở trường, kinh nghiệm, trải nghiệm khác nhau nên suy nghĩ của mỗi người về cùng một sự vật cũng không thể áp đặt giống nhau được. Nếu lắng nghe, bạn hoàn toàn có thể nhìn sự vật bằng góc nhìn rộng hơn góc nhìn xưa cũ mình từng có.

Nhớ nhé, quan điểm của chúng ta khác nhau đôi khi chỉ là góc nhìn khác nhau thôi, chứ không đơn thuần là ai đúng, ai sai cả.

Tôi đã lắng nghe quan điểm của bạn, và tôi nghĩ là…

Mức độ cao nhất của sự lắng nghe chính là đưa ra ý kiến cá nhân đối với nội dung đối phương truyền đạt.

Khi bạn làm được điều mình nói ở phần 3 – Không chỉ trích , thì những đóng góp ý kiến ở đây chính là những đóng góp mà đối phương sẵn sàng mở lòng đón nhận mà không có bất kỳ rào cản nào.

Truyền đạt là cho đi

“Sống để cho, đâu chỉ nhận riêng mình”, chúng ta chẳng thể nào chỉ luôn đóng vai trò là người lắng nghe, mà như một vòng tròn cho đi – nhận lại, chúng ta cho đi điều ta biết (truyền đạt), và nhận lại trải nghiệm của đối phương (lắng nghe).

Bạn có nhận ra, khuôn mặt khi không mỉm cười của bạn thật đáng sợ không?

Mình cũng chẳng thể nhận ra điều đó, cho đến khi bạn đồng nghiệp giơ cái gương trước mặt khi mình đang dán mắt vào màn hình, mình mới giật thót và tự hỏi: “Khuôn mặt đáng sợ này là của mình sao?”

Theo thời gian, cơ mặt của chúng ta trùng xuống khiến khuôn mặt trông cau có, khó coi. Mình tự hỏi, người ta nói càng nhiều tuổi càng khó tính liệu có phải vì thế không? Và nếu không nhận thức để luôn mỉm cười, thì các bạn cũng rơi vào hoàn cảnh trên như mình vậy.

Vậy khuôn mặt không mỉm cười thì liên quan gì đến kỹ năng truyền đạt ở đây?

Có đấy, bạn muốn nói chuyện với một người có khuôn mặt mỉm cười, giọng nói vui tươi hay một người có khuôn mặt cau có, giọng nói thều thào, mệt mỏi ?

Nếu mang bộ mặt cau có, thì cơ hội giao tiếp của bạn đã vơi đi rất nhiều rồi.

Bạn có thể hát không hay, nhưng hãy luyện cho mình giọng nói truyền cảm

Với mình, giọng nói truyền cảm là giọng nói có âm điệu vui tươi, có độ vang và âm lượng phù hợp.

Trước khi bước vào văn phòng mỗi buổi sáng, mình thường có một thói quen là xốc lại tinh thần, mỉm cười và chào mọi người bằng giọng vui tươi giống như mình được tặng hoa mỗi buổi sáng vậy (âm điệu cao hơn so với khi nói chuyện bình thường một chút). Nguồn năng lượng là thứ có thể lan tỏa, và lựa chọn lan tỏa năng lương tích cực, vui tươi hay nguồn năng lượng uể oải, ảm đạm vào ngày mới là tùy ở bạn nhé! 

Phát âm tròn vành, rõ chữ luôn là điểm cộng

Việc ngọng “l” với “n”, hay việc sử dụng từ địa phương không phải là điều gì xấu cả, nhưng đó sẽ là rào cản khiến nội dung bạn truyền đạt hoặc không rõ ràng, hoặc không được hiểu chính xác. 

Và để cải thiện điều này, thì ngoài việc luyện phát âm thì chẳng còn cách nào khác.

Mình chỉ ra một mẹo nhỏ cho các bạn nói ngọng “n” với “l” nhé: 

Các bạn thử lấy ngón cái và ngón trỏ để bịt mũi lại. Khi phát âm chữ L, mũi bạn không bị rung, và ngược lại, khi phát âm chữ N, mũi bạn sẽ rung nhè nhẹ. Khi bạn thấy đúng như vậy nghĩa là bạn đang phát âm đúng rồi đó!

Đó chỉ là một mẹo nhỏ trong hàng ngàn những mẹo luyện phát âm thú vị ngoài kia đang chờ các bạn khám phá. Mở youtube lên để tìm hiểu, và mình chắc là các bạn sẽ không bị thất vọng đâu.

Đặt địa vị vào đối phương, bạn sẽ tìm ra cách truyền đạt phù hợp nhất

Bạn chẳng thể dùng từ khó để nói chuyện với một đứa trẻ bởi nó không hiểu bạn đang nói gì cả. Cũng như vậy, hãy đặt địa vị vào đối phương để truyền đạt suy nghĩ của bạn.

Ví dụ gần với công việc của chúng ta hơn là khi nói chuyện với khách hàng (trường hợp khách hàng không biết về kỹ thuật), nếu chúng ta nói với ngôn ngữ Dev thì khách chỉ biết ngơ ngác thôi đúng không? Nhưng nếu bạn “phiên dịch” ngôn ngữ Dev thành ngôn ngữ của End-user thì sẽ khác.

Hoặc khi cần hỏi ý kiến sếp của bạn về một vấn đề nào đó, hãy đặt địa vị vào đối phương, đảm bảo mình cung cấp đủ thông tin làm tư liệu để sếp của bạn có thể đưa ra đánh giá và quyết định.

Có những điều bạn không nói ra thì chẳng ai biết được cả, bởi tiếc là không phải ai cũng nắm cùng một lượng thông tin đâu.

Nguồn: Freepik

“3” là con số vừa đẹp để bạn truyền đạt ý kiến của mình

Dù nội dung bạn truyền đạt có dài đến đâu, thì cũng nên ngắt nó thành nhiều nhất là 3 ý chính và nhấn mạnh con số này ngay từ khi bắt đầu bài phát biểu của mình. 

Điều này giúp đối phương chuẩn bị sẵn cho bạn 3 chiếc hộp trong vùng nhớ của bạn. Và việc họ trình bày mạch lạc từng ý sẽ gọn gàng, ngăn nắp vào 3 chiếc hộp kia. Con số sẽ khiến đối phương ghi nhớ và tổng hợp dễ dàng hơn rất nhiều đấy!

Hãy thử làm quen với cách nói đi từ “kết luận – lý do – kết luận”

Tiếng Việt chúng ta có lối hành văn phổ biến là Diễn dịch (kết luận – lý do) và Quy nạp (lý do – kết luận). Tuy nhiên, người Nhật lại thường dùng cách nói đi từ “kết luận – lý do – kết luận”. Cách nói này kết hợp được ưu điểm của cả hai cách hành văn phổ biến của tiếng Việt nhà mình.

Kết luận phần mở đầu để định hướng nội dung cho người nghe, còn kết luận phần sau cùng một lần nữa khẳng định, tô đậm ý kiến người nói muốn truyền đạt. Tin mình đi, cách nói này khiến ý kiến bạn nêu ra rất rõ ràng và dễ ghi nhớ.

Kết luận

Làm trong ngành công nghệ thông tin, hẳn tất cả chúng ta đều biết “thông tin” mang giá trị thế nào. Mà giao tiếp thì quyết định đến 90% thành công trong cả công việc và đời sống cá nhân. 

Mình vừa chia sẻ (truyền đạt) điều mình tìm hiểu, thì cũng mong nhận lại (lắng nghe) được những trải nghiệm của tất cả mọi người. Hãy để lại bình luận của bạn ở bên dưới nhé! 

V.T.L

#giao tiếp hiệu quả

#kĩ năng giao tiếp

0 Bình luận