Kinh nghiệm tổ chức Đại hội thể thao Undoukai, các Unit nên tham khảo!

Chuyến đi 2 ngày 1 đêm cuối tuần qua (22/04 - 23/04) đã diễn ra thành công ngoài sức mong đợi với sự góp mặt của gần 70 Sunners của CEV11. 

Bất chấp cái nắng oi ả của tiết trời Đà Nẵng sắp vào hè, các thành viên CEV11 vẫn cháy hết mình, lăn xả từ trên cạn xuống dưới nước để “chiến đấu” mạnh mẽ. Với slogan “Vượt gian nan - Phang thử thách”, CEV11’s Undoukai đã thực sự trở thành một ngày hội thể thao độc nhất vô nhị và là một kỷ niệm khó quên của tất cả các thành viên Unit.

Undoukai - Concept không mới nhưng chưa bao giờ là cũ!

Để chuẩn bị cho chuyến đi lần này, Ban Văn hóa (BVH) đã lên kế hoạch trước đó 1 tháng, từ việc thảo luận concept, chọn địa điểm tổ chức phù hợp đến tất cả các khâu vận hành. Nếu ở những chuyến Teambuilding trước đây, CEV11 thường thiên về những hoạt động trí não thì với chuyến đi lần này, BVH Unit mong muốn đem đến những trải nghiệm thú vị xoay quanh các trò chơi thể lực mang đậm tinh thần tập thể gắn kết. Chính vì vậy, anh chị em BVH đều đồng lòng lựa chọn Undoukai là concept chính cho hoạt động teambuilding lần này.

CEV11’s Undoukai tập trung chủ yếu vào niềm vui và tình bạn hơn là việc cạnh tranh thuần túy. Các hoạt động bao gồm các trò chơi kỳ công nhằm tôn vinh sức mạnh và tinh thần đồng đội. Chẳng ai thực sự quan tâm đến điểm số vì BVH chỉ đơn thuần mong muốn đây sẽ một ngày vui vẻ và gắn kết dành cho “gia đình” CEV11.  

Lập kế hoạch tổ chức chỉn chu từ A đến Z

Sở hữu thế mạnh về việc lên ý tưởng và tổ chức sự kiện, BVH đã phân bổ các thành viên thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm phụ trách một mảng công việc riêng biệt. Cụ thể sẽ bao gồm các team: Team game, Team Gala night và Team hậu cần. Mỗi team sẽ tổ chức họp và triển khai công việc, sau đó báo cáo chi tiết trong các cuộc họp BVH tổng hàng tuần.

Ngoài ra, với dự định hỗ trợ lớp trẻ kế cận được trải nghiệm vai trò lãnh đạo hoạt động, Sunner Ngọc Triêm - một thành viên trẻ vừa tham gia đội ngũ BVH đã trở thành 'host tổng', được giao “quyền” duyệt toàn bộ các khâu chuẩn bị và tổ chức của chương trình.

Trải qua bước thống nhất về ý tưởng và các nội dung chính của chuyến đi, các thành viên của mỗi team BVH sẽ tiến hành hoàn thiện mọi công đoạn cần thiết. Đặc biệt, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sẽ là một phần rất quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến format chương trình và trải nghiệm chuyến đi. 

Sau nhiều lần “cân đo đong đếm”, lùng sục tất cả các địa điểm có khả năng tổ chức được tại Đà Nẵng, Quảng Nam và Huế, BVH đã quyết định lựa chọn Hòa Phú Thành - Khu du lịch sinh thái tại vùng ven Đà Nẵng, bởi nơi đây vừa có những sân bãi rộng để chơi các trò trên cạn, vừa có hồ bơi và đường trượt nước sức chứa lớn để chơi trò dưới nước, “bonus” thêm dịch vụ tắm suối, trượt thác, trượt zipline vô cùng thú vị. 

Quy trình triển khai và vận hành sự kiện bài bản

Các thành viên nam của Unit sẽ được phân bổ ngủ tại các lều trại sạch sẽ, các Sunners nữ được “ưu tiên” ở các phòng/bungalow đầy đủ tiện nghi. Trước chuyến đi, BVH đã gửi danh sách phân chia “bạn cùng giường” và tiến hành chơi các trò chơi khởi động để thành lập các team thi đấu. Sau khi “chọn mặt gửi vàng” các đội trưởng của 6 team, các thành viên Unit sẽ tham gia trả lời câu hỏi và giành quyền lựa chọn đội trưởng mà mình mong muốn.

Việc lập box giữa Ban tổ chức và các đội trưởng là vô cùng cần thiết. Tất cả các nội dung quan trọng về chuyến đi sẽ liên tục được thông báo, cập nhật đến các đội trưởng, đảm bảo các team đều nắm được thông tin. 

Các trò chơi trong teambuilding cũng cần phù hợp với thể lực và tình hình thời tiết. BVH đã chia thành 3 nhóm game để mang lại nhiều trải nghiệm trò chơi thú vị cho Sunners. 

Sunners được chia thành 6 team, mỗi team lựa chọn màu khăn mình yêu thích và cả team cùng cột khăn ở vị trí giống nhau. Chính điều này đã tạo nên màu sắc và dấu ấn riêng của từng team, lại có sự mới mẻ về mặt “giao diện” phần nhìn.

Bên cạnh đó, những hoạt động thú vị trong Gala night như vinh danh thâm niên, trao giải ACE quý 1/2023, sinh nhật tháng 4, game buổi tối, đốt lửa trại, quẩy xuyên đêm… cũng đã được BVH chuẩn bị chỉn chu. Dù có thể chưa hoàn hảo như kỳ vọng BVH đặt ra nhưng thông qua chuyến đi này, BVH đã thành công trong việc tạo nên một chuyến đi gắn kết cho anh chị em Unit và nhận được những phản hồi rất tích cực.

Những khó khăn phát sinh cũng không thể ngăn cản bước đi của "Cá văn hóa"

Đầu tiên, vấn đề chi phí luôn là điều cần lưu tâm và cân nhắc thận trọng, chưa kể đến địa điểm tổ chức lần này có mức giá dịch vụ thuộc hàng cao tại Đà Nẵng. Tính toán chi phí như thế nào để phù hợp với ngân sách, phải thu các Sunners bao nhiêu để mọi người đều cảm thấy hài lòng. Chính vì vậy, để cân đối chi phí, BVH đã lên nhiều phương án (ví dụ như sử dụng dịch vụ nước uống tại nơi tổ chức hoặc mua bên ngoài…) để cân đối và tối ưu hóa chi phí. 

Khoản chi phí tổ chức chương trình sẽ đến từ 3 nguồn thu chính: ngân sách quỹ văn hóa Unit, ngân sách sponsor do đội ngũ quản lý của Unit ủng hộ và ngân sách thu từ cá nhân Sunners (mỗi thành viên 350k). Sau khi thu về các nguồn ngân sách này, BVH sẽ lên kế hoạch chi tiêu hợp lý, hạn chế đến mức thấp nhất những chi phí phát sinh ngoài dự định.

Khó khăn lớn nhất đến từ thời tiết, đây là một vấn đề bất khả kháng mà bất kỳ hoạt động nào cũng dễ dàng gặp phải. Với thời tiết Đà Nẵng dạo gần đây, ban ngày nắng nóng, tối đến thì mưa giông, BVH đã phải nhanh chóng lên phương án để phòng tránh các trường hợp bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Đơn cử như trong thời tiết nắng nóng, các game teambuilding dự kiến ban đầu đã có sự điều chỉnh để đảm bảo sức khỏe cho Sunners. Vậy nên trước khi sự kiện diễn ra, các thành viên BVH đã có mặt tại địa điểm tổ chức từ rất sớm để bày trí các game và linh hoạt thay đổi nội dung game để thích hợp hơn với địa hình, thời tiết. 

Chuẩn bị sẵn nước suối ướp lạnh để Sunners sử dụng ngay khi cần thiết hoặc dùng khăn để che chắn cũng là những phương án BVH CEV11 đã tận dụng. Ngoài ra, BVH cũng tính đến phương án tổ chức Gala night trong khu vực có mái che thay vì ngoài trời như dự kiến để tránh thời tiết chuyển mưa. Rất may mắn, mọi thứ vẫn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Một chuyến đi đem đến nhiều bài học kinh nghiệm bổ ích 

Nếu chúng ta có sự chuẩn bị chu đáo, lên mọi phương án, thậm chí lên cả kế hoạch dự phòng thì chắc chắn, mọi vấn đề sẽ đều dễ dàng giải quyết. Đây có lẽ cũng là điểm mạnh nhất của các thành viên đến từ BVH CEV11. Cũng nhờ điểm mạnh này, họ đã liên tục cho ra mắt nhiều hoạt động văn hóa bổ ích, được đông đảo Sunners Unit ủng hộ và tin tưởng.

“Cảm ơn BTC một ngày quá vui, teambuilding lần này đúng kiểu cuộc thi tuyển đặc công để lại trong anh em quá nhiều giấc ngủ ê ẩm nhưng mà ngon.”, “Quá là tuyệt vời, chơi quá xá đã!”, “Cảm ơn BTC đã không quản ngại vất vả để cho anh em mình 1 ngày quá vui”... Những lời chia sẻ đến từ các thành viên Unit chính là “thành tựu” đáng tự hào mà BVH đã “gặt hái” được sau chuyến đi.

Sau chuyến đi, BVH sẽ gửi form feedback đến tất cả Sunners Unit với mong muốn nhận được những góp ý từ mọi người để rút kinh nghiệm cho những hoạt động sau này. Ngoài ra, việc liên tục gửi đến anh chị em những hình ảnh, clip vui tươi về chuyến đi cũng là cách BVH sử dụng để tiếp tục lan tỏa sức nóng và niềm vui từ chương trình.

Một chuyến đi thú vị đã khép lại với rất nhiều kỷ niệm đẹp. Chúc mừng CEV11 đã có một chuyến teambuilding thành công và tin chắc rằng đây cũng sẽ là một kinh nghiệm bổ ích để các Unit tại Sun* tham khảo.