Rooms Booking: Đặt phòng họp bằng AI, chuyện chỉ có ở Sun*

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo cho phép người dùng có thể biết được tại thời điểm realtime, phòng họp đang có phòng nào còn trống, phòng nào đang được sử dụng bởi ai... Điều đó khiến việc đặt phòng họp trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn.

“Chị ơi cho em hỏi sáng ngày mai có còn phòng nào còn trống không?”

“Chị ơi cho em hỏi phòng Vientiane thứ 3 tuần sau có trống giờ nào không để cho em book với?”, 

“Chị ơi em đang cần phòng họp gấp với khách hàng, không biết có phòng nào trống, hay có ai book mà không sử dụng không ạ?” … 

Đây chắc chắn là tình huống mà chúng ta bắt gặp mỗi ngày trên chatbox chung mỗi ngày. Dù ở các chi nhánh, Sun* đều xây dựng số lượng lớn phòng họp nhưng vẫn không đủ đáp ứng nhu cầu. Bên cạnh đó, cũng có những trường hợp, 'book phòng trước nhưng không dùng' hoặc 'book 1 tiếng, họp 5 phút là xong'. Vì thế, nhiều khi phòng họp không được sử dụng hết công suất.  

Không chỉ vậy, việc hỏi đáp trạng thái phòng họp đang làm mất khá nhiều thời gian của đôi bên, cả phía người muốn đặt phòng (thường là Team Leader, BrSE của các dự án), lẫn bên chịu trách nhiệm đặt phòng (BA). Rooms Booking ra đời nhằm giải quyết một phần nào các vấn đề ở trên.

Rooms Booking - made by RnD

Rooms Booking là hệ thống được phát triển bởi bộ phận R&D Unit. Đây là sự kết hợp giữa một web service cho phép theo dõi trạng thái phòng họp real time và một dịch vụ Chatbot để hỏi đáp trạng thái phòng họp thông qua việc giao tiếp trên Chatwork. Có thể coi, Rooms Booking là dịch vụ ứng dụng trí tuệ nhân tạo đầu tiên được đưa vào sử dụng rộng rãi trong nội bộ công ty, mở đầu cho hàng loạt services đầy hứa hẹn khác được nghiên cứu và phát triển bởi R&D Unit.

Để sử dụng Rooms Booking, đầu tiên các bạn có thể truy cập vào URL https://rooms.sun-asterisk.vn/ và tiến hành login bằng account GSuite của công ty. Việc này nhằm đảm bảo chỉ có thành viên của công ty mới có thể sử dụng hệ thống, và tiếp cận những thông tin đặt phòng mang tính nội bộ của công ty. Ở lần đầu login, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cần phải add contact và account chatbot trên Chatwork. Việc add contact này sẽ cho phép bạn có thể giao tiếp với chatbot sau này, cũng như cho phép bạn nhận thông báo trực tiếp về lịch họp thông qua message trên Chatwork.

Sau khi hoàn thành các thủ tục tạo account với thành viên mới, bạn sẽ được đưa đến màn hình theo dõi trạng thái các phòng họp. Tại đây, bạn sẽ thấy được các thông tin cụ thể như phòng họp do ai sử dụng, có bao nhiêu đang trong ở phòng... 

Màn hình theo dõi trạng thái các phòng họp tại tầng 13 Keangnam trên hệ thống Rooms Booking.

Để thống kê được số người đang có mặt trong phòng, theo thời gian thực, các thành viên team AI Research thuộc R&D Unit, với sự hỗ trợ của bộ phận General Affairs thuộc Business Administration Office đã tiến hành lắp đặt các thiết bị Raspberry Pi có kèm camera tại các phòng họp (ở thời điểm hiện tại mới chỉ thi công ở văn phòng Keangnam tầng 13). Bên trong các thiết bị Raspberry Pi đều có cài đặt sẵn dịch vụ xử lý hình ảnh thu từ camera bằng công nghệ AI, để xác định xem trong phòng có người hay không. Ngoài ra, người dùng có thể chọn một mốc thời gian trong tương lai, để kiểm tra xem thời điểm đó có ai đặt phòng?

Có camera nhưng vẫn bảo mật tối đa

Hệ thống trên Raspberry sử dụng nhiều thuật toán khác nhau để xác định xem trong phòng đang có bao nhiêu người. Do gặp nhiều hạn chế về chất lượng ảnh chụp từ camera, góc chụp của camera (không thể quan sát hết không gian của phòng họp), cũng như độ sáng trong phòng ... nên việc xác định số lượng người trong phòng không phải lúc nào cũng chính xác. Con số hiện trên hệ thống chỉ có giá trị tham khảo, bạn cũng chỉ nên dựa vào đó để xác định phòng họp đang có người hay không (và có đông, hay có ít) mà thôi.

Bên cạnh đó, việc lắp đặt các thiết bị Raspberry Pi cũng như camera trong phòng họp chỉ nhằm mục đích xác định xem phòng họp có đang được sử dụng hay không. Thiết bị cũng hoàn toàn không có chức năng ghi âm, nên các bạn có thể yên tâm về việc nội dung buổi meeting sẽ không bị ghi lại. Ngoài ra, việc xử lý hình ảnh được thực hiện trực tiếp ở phía Client (Raspberry Pi), chứ không phải phía Server Backend. Vì vậy, những dữ liệu ghi lại từ camera hoàn toàn không được gửi lên server, mà được Client xử lý rồi xoá đi ngay sau đó.

Sử dụng hệ thống chatbot như thế nào?

Sau khi hoàn thành kết bạn với chatbot của Rooms Booking, bạn có thể giao tiếp trực tiếp với chatbot, để hỏi trạng thái phòng họp, hoặc đặt phòng. Hiện, chức năng đặt phòng qua chatbot chưa được mở cho toàn bộ người dùng. Nếu bạn là Team Leader, và bạn muốn trải nghiệm, xin hãy liên lạc với bộ phận phát triển để được nâng cấp quyền trên hệ thống.

Hỏi đáp về tình trạng phòng họp thông qua giao tiếp với Rooms Booking Bot

Có một chú ý là chatbot của Rooms Booking vẫn đang trong quá trình cải thiện. Nó không phải là Siri hay Google Assistant, có thể biết được mọi chuyện, hay hiểu mọi thứ tiếng, mọi câu chữ, nên các bạn đừng làm khó nó quá nhé. Hãy đưa ra những câu hỏi thật tự nhiên, và dễ hiểu nhất, chứ đừng trêu đùa, hay bắt nạt nó.

Hiện tại hệ thống Rooms Booking cũng như Booking Bot đã bước đầu hoạt động với hệ thống các phòng họp của tầng 13 Keangnam. Hy vọng, trong thời gian tới, hệ thống sẽ được mở rộng trên khắp các văn phòng của Sun* trong thời gian tới. 

Trên đây là giới thiệu về dịch vụ Rooms Booking được phát triển và vận hành bởi bộ phận R&D & BA. Nếu gặp vấn đề gì trong quá trình sử dụng service, bạn có thể liên hệ với một trong các thành viên dưới đây:

  • Trần Đức Thắng (R&D Unit Group Leader)
  • Phạm Văn Đức (R&D Unit Team Leader)
  • Quách Đại Phúc (Rooms Booking's Project Leader)
  • Phạm Văn Toàn (AI Research Team - Team Leader)
  • Nguyễn Văn Đức D (Rooms Booking Project - AI Engineer)

Ngoài ra, sau khi login vào hệ thống, các bạn hãy nhớ đọc kỹ phần FAQs để hiểu rõ hơn về Rooms Booking nhé.

Trần Đức Thắng

#Internal Products

#RnD

#Rooms Booking

#Sun* Services

0 Bình luận