Nhận spec của khách hàng, Q&A sao cho đúng và trúng

Nếu là Developer, hẳn đã đôi lần bạn phải thốt lên ‘spec của khách hàng thật sự củ chuối'. Mỗi lần như vậy, Dev sẽ lại đau đầu chuyện, Q&A làm sao để hiểu spec hơn? Hỏi làm sao để BrSE hay Comtor đỡ 'đau não' vì không hiểu mục đích câu hỏi? Vì thế, kỹ năng đặt câu hỏi chắc chắn sẽ giúp bạn hiểu spec dự án rõ ràng, chính xác hơn.

Khi spec không rõ, Dev không hiểu và sẽ đưa ra những câu hỏi Q&A không trúng vấn đề, dẫn đến câu trả lời nhận được không chính xác. Nhiều khi BrSE hay Comtor không hiểu ý dev lẫn spec của khách hàng dẫn đến việc trao đổi qua lại giữa hai bên có nhiều vướng mắc. 

Ví như trường hợp dưới đây: Khách hàng đưa spec xây dựng một hệ thống xích đu. Yêu cầu này tưởng chừng đơn giản nhưng có thể dẫn đến muôn hình vạn trạng các đáp án. 

Vì thế, để hiểu rõ hơn về spec và làm đúng yêu cầu của khách, chúng ta phải Q&A để hiểu điều khách hàng thật sự muốn và xác nhận xem những điều mình đang nghĩ đúng hay không?

Nhiều dự án, khi rơi vào trường hợp này, tôi thấy các Dev thường đặt những câu hỏi kiểu như: “Cái xích đu anh yêu cầu nó như thế nào?”, “Nó hoạt động ra sao?” v..v.. 

Đây là những câu hỏi thường gặp khi chúng ta rơi vào tình trạng không hiểu vấn đề nào đó. Nhưng BrSE hay Comtor phải dịch làm cho sao cho khách hàng để truyền tải hết ý của Dev là một thách thức. Qua nhiều bước trung gian và chuyển ngữ thường mang đến kết quả không như mong muốn.

Q&A thế nào cho hiệu quả?

Bước 1: Thử ĐOÁN và làm rõ spec của khách hàng theo ý hiểu của mình. 

Ví dụ: Chức năng này để làm gì? Làm cho ai? Tại sao phải làm? Có thể, tự trả lời theo 5 câu hỏi W để làm sáng tỏ spec? 

1. Chiếc xích đu này làm cho ai? Người lớn hay trẻ em?

2. Chúng sẽ được đặt ở đâu? Công viên, trong nhà hay ngoài đường?

3. Chiếc xích đu này làm bằng nguyên vật liệu gì? Sắt, thép hay gỗ?

4. Tại sao chúng ta cần làm chiếc xích đu?

5. Xích đu có thể sơn màu gì? 

Khi bạn tự trả lời, đáp án có thể đúng hoặc không nhưng ít nhất nó sẽ giúp bạn có được cái nhìn theo quan điểm của bản thân. Khi đó, sẽ có một vài giả thiết về chiếc xích đu được đưa ra như:

Chiếc xích đu được làm cho người lớn. Vì thế, nó phải to, sức chịu tải lớn, sử dụng vật liệu chịu lực tốt như sắt thép và đặt ở công viên để thu hút được nhiều người dùng hơn.

Chiếc xích đu dành cho các bạn nhỏ 3 -13 tuổi, có thể làm bằng gỗ, cũng cần lắp đặt đủ thấp để các bạn nhỏ có thể dễ dàng ngồi lên và màu sắc phải bắt mắt.  

Bước 2: Sau khi có phán đoán, bạn cần confirm với khách hàng. Một trong những việc bạn cần làm là tìm hiểu background của dự án:  Khách hàng là ai, hiểu hay không hiểu về tech? Comtor hiểu về tech không? BrSE có nắm vững business của khách không? 

Nếu cả khách lẫn comtor đều không hiểu về tech thì không nên đặt câu hỏi mang tính technique như “Xích đu này cần validate với mặt đất khoảng 50cm có phải không?” hay “Hãy cho tôi biết những validation cần có trong chiếc xích đu này?”.

Nguyên tắc là phải đặt những câu hỏi đơn giản nhất mà trẻ em lớp 5 cũng có thể hiểu được. 

Ngoài ra, hãy cố gắng đặt câu hỏi dạng Yes/No để định vị chắc chắn câu trả lời. 

Những câu hỏi nhỏ mang tính hệ thống sẽ giúp bạn lấy được nhiều thông tin hơn, ví dụ như đáp án của câu hỏi 1 sẽ là tiền đề của câu số 2 và giúp vấn đề sáng tỏ hơn. 

Trong quá trình là việc, tôi cũng thấy rằng khách hàng rất hào hứng khi đội ngũ phát triển đưa ra cho họ những gợi ý để sản phẩm tốt hơn. Đơn giản vì, nhiều spec khách hàng cũng khá mông lung và gợi ý sẽ giúp họ biết họ cần gì. 

Bước 3: Thực hành đặt câu hỏi ngay thôi!

Trong spec làm một chiếc xích đu, tôi sẽ hỏi khách hàng những câu sau đây: 

Chiếc xích đu này làm cho người lớn (> 15 tuổi) có phải không? 

=> Nếu đáp án là có, chúng ta sẽ biết được, chiếc xích đu này làm cho người lớn. Nếu không, nó sẽ dành cho các bạn nhỏ tuổi hơn. 

Khi có đáp án, chúng ta sẽ có thể tiếp tục hỏi tiếp.

Có bao nhiêu người lớn/ trẻ em có thể ngồi trên chiếc xích đu này cùng một lúc? 

=> Dạng câu hỏi này sẽ giúp chúng ta có được một vài thông số như: Chiều dài, trọng tải trung bình của chiếc xích đu từ đó đưa ra kích thước phù hợp. 

Chiếu xích đu này được làm bằng sắt hay gỗ? 

=> Hãy luôn đưa ra câu hỏi có sự lựa chọn, thay vì hỏi mông lung như “Chiếu xích đu này được thiết kế bằng vật liệu gì?”. 

Nếu không phải làm bằng sắt hay gỗ, chúng ta có thể tiếp tục hỏi những câu khác để làm rõ vấn đề. Đôi khi việc đặt câu hỏi có sự lựa chọn là một cách để chúng ta gợi ý cho khách hàng. Nếu không biết đâu đó, khách hàng lại yêu cầu, làm một chiếc xích đu bằng thủy tinh. 

Những câu hỏi đơn giản nhưng trúng và đúng nội dung sẽ giúp dev làm sáng tỏ yêu cầu của khách và đưa chúng về cùng một viewpoint. Đây cũng là cách để BrSE đỡ nặng gánh khi “vắt óc” ra nghĩ xem các bạn đang muốn hỏi gì để dịch cho sát nghĩa nhất. 

Các bạn dev thân mến, chúng ta đã code rất sạch và logic rồi, việc duy nhất của chúng ta chỉ còn là, đặt câu hỏi sao cho tỏ tường để mang đến cho sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. 

Hãy cập nhật những thông tin mới và hấp dẫn nhất từ Sun* News vào 8h00 và 13h00 hàng ngày!