Hé lộ 6 tuyệt chiêu "đánh đâu thắng đó" của dự án triệu đô tại Sun*

Như đã giới thiệu trong bài viết Seminar "Quản lý dự án triệu đô - Những nguyên lý khoa học" cách đây không lâu, vào ngày 23/11 vừa qua, đại diện một dự triệu đô tại Sun* đã tổ chức một buổi tọa đàm chia sẻ về những bí kíp thượng thừa mà bất kì một dự án nào muốn thành công đều nên biết. 

Với sự tham gia đông đảo của nhiều thành viên từ BrSE, Comtor, QA, Front-End và Developer - những thành phần không thể thiếu trong một dự án, seminar "Quản lý dự án triệu đô - Những nguyên lý khoa học" đã diễn ra thành công tốt đẹp, đem tới cho khán giả tham dự nhiều thông tin bổ ích, có thể áp dụng vào dự án mà họ đang vận hành.

Chúng ta có đang làm theo các nguyên lý?

Trước khi bật mí những bí kíp giúp dự án X trở thành dự án triệu đô tại Sun* với những cái vỗ tay nức nở từ khách hàng, PM Duy Sơn nhắc nhiều đến cụm từ "nguyên lý", cũng như đặt ra câu hỏi cho khán giả "Nguyên lý là gì" và "Dự án của mọi người đang vận hành theo những nguyên lý nào?"

Nguyên lý hay nguyên tắc (principle) là những ý tưởng hoặc lý thuyết ban đầu, quan trọng, được coi là xuất phát điểm cho việc xây dựng những lý thuyết khác, như luận điểm cơ bản của một học thuyết hoặc định luật cơ bản có tính chất tổng quát, chi phối cả một loạt hiện tượng.

Có một sự thật là, hàng ngày, chúng ta đều sống và làm việc dựa trên các nguyên lý/nguyên tắc khác nhau mà nhiều trong số đó, chúng ta không hề nhận ra. Nếu chúng ta sống theo một nguyên lý/nguyên tắc nào đó, hiển nhiên những quyết định mà ta đưa ra đều dựa trên nguyên lý/nguyên tắc đó. 

Việc quản lý và vận hành dự án cũng tương tự như vậy. Ví dụ, ở Sun*, không chỉ một mà rất nhiều dự án hiện nay đang áp dụng 12 nguyên lý Agile trong quá trình vận hành.

Quay lại với nội dung chính của buổi chia sẻ lần này, trong khi quy mô dự án lớn lên tới con số 50 thành viên cùng nhiều sub-projects đi kèm như vậy, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm điều hành và quản lý những dự án kếch xù như vậy, PM Duy Sơn đã áp dụng những nguyên lý nào để giúp dự án thành công rực rỡ đến như vậy?

6 tuyệt chiêu "đánh đâu thắng đó" 

Anh Duy Sơn đã chỉ ra 6 nguyên lý quản trị cơ bản cho những dự án lớn, đây cũng là những nguyên lý mà anh đã và đang áp dụng cho dự án triệu đô mà mình quản lý. Với mỗi nguyên lý, anh Sơn đều dựa trên cơ sở khoa học rõ ràng, chia sẻ bối cảnh dự án khi áp dụng những nguyên lý đó cũng như đưa ra khó khăn và kết quả đạt được của từng nguyên lý.

Nguyên lý 1: Hiểu địch - Hiểu ta

Đã bao giờ bạn "ảo tưởng sức mạnh" về bản thân mình chưa? Theo một nghiên cứu của Mỹ, con người thường có xu hướng nghĩ bản thân mình tốt đẹp hơn và đánh giá người khác bằng hoặc thấp hơn năng lực, vẻ đẹp của họ.

Đây chính là cơ sở cho nguyên lý đầu tiên: Hiểu địch - Hiểu ta. Thay vì "ảo tưởng sức mạnh" và cho rằng ta đã biết hết năng lực của bản thân thì đó cũng là lúc bạn vô hình trung đang rơi vào chính chiếc bẫy "kiến thức nhanh" của mình. Lúc đó, dự án của bạn sẽ đi lệch định hướng ban đầu và nhận về hậu quả vô cùng lớn!

Bằng việc áp dụng nguyên lý "Hiểu địch - Hiểu ta", không những dự án gây dựng được lòng tin, sự hài lòng với khách hàng mà còn giúp đội ngũ Leaders của mình chủ động hơn trong những công việc như đưa ra deal hay request tới khách hàng.

Nguyên lý này áp dụng khi chúng ta bắt đầu tìm hiểu dự án

Nguyên lý 2: Cánh chim tự do

Có một sự thật rằng, mọi người đều khao khát tự do. Và đó cũng chính là cơ sở khoa học cho nguyên lý thứ 2 - "Cánh chim tự do".

Khi áp dụng nguyên lý này tức là các Leaders sẽ được chủ động đưa ra những quyết định vận hành trong team mình quản lý, chủ động lên kế hoạch hoạt động của team. Ngoài ra, PM đứng dưới vai trò gợi ý, tư vấn thay vì can thiệp trực tiếp. Từ nguyên lý này, từng member sẽ dần được trao quyền và trở thành nhân tố quan trọng trong dự án.

Nguyên lý này áp dụng khi chúng ta assign người làm

Nguyên lý 3: Hoàn hảo xuất phát từ thiếu sót

Ngay từ cái tên, nguyên lý này tập trung vào sự "không hoàn hảo" của con người. Thay vì đặt quá nhiều kỳ vọng và áp lực cao ngay từ ban đầu, anh Sơn đã vận dụng nguyên lý này để từng thành viên trong dự án cởi mở hơn với những thất bại, coi thất bại là mẹ của thành công.

Việc dự án thẳng thắn nhìn nhận vấn đề và dần dần giải quyết chúng khiến cho sự chuyên nghiệp của team tăng lên từng ngày. Mặc dù đôi lúc, dự án sẽ phải chịu nhiều áp lực và căng thẳng, có khi là ập đến nhiều incident cùng một lúc nhưng theo thời gian, mọi người trong dự án đều nhận thấy được những tích cực trong việc áp dụng nguyên lý này và có thêm động lực để tự hoàn thiện mình.

Nguyên lý này áp dụng khi chúng ta bắt đầu phân công task

Nguyên lý 4: Hiệu ứng kiến lười

Quyết định không nên làm việc gì cũng quan trọng như việc quyết định nên làm gì. Với những công việc bạn làm không tốt bằng người khác, hãy để họ làm việc đó thay bạn. 

Có thể bạn bứt dứt, lo lắng hay thậm chí là bất mãn khi không được mó tay vào những công việc đó nhưng bạn không thể phủ nhận được sự thật rằng, họ đang làm tốt công việc đó hơn bạn. Nguyên lý này không xui bạn hãy lười và đừng làm gì cả, mà thay vào đó, người quản lý sẽ không trở thành hòn đá cản trở dự án và có thể có thêm những góc nhìn mới hơn, rộng hơn cũng như có thêm thời gian để suy nghĩ chiến lược cho dự án.

Nguyên lý này áp dụng khi chúng ta nhìn nhận kết quả

Nguyên lý 5: Chiếc bánh đà

Việc vận hành một dự án giống như vận hành một chuỗi những chiếc bánh đà. Trong dự án, nếu Development Team là 1 chiếc bánh đà lớn. Để quay nó, chúng ta sẽ tác động lên những bánh răng nhỏ hơn và dễ thay đổi hơn, đó là khách hàng, BrSE và TLs. Khi bánh đà đã tích luỹ đủ năng lượng quay thì dự án sẽ cứ thế mà chạy băng băng. Lúc đó, với sức mạnh của mình, dự án sẽ chẳng có bất kì một vật thể nào cản trở cả.

Ngoài ra, nhìn từ phía khách hàng, họ sẽ tiếp tục có thêm nhiều lựa chọn phát triển chức năng mới hơn vì lúc này đã có trong tay 1 đội ngũ tinh nhuệ.

Do vậy, nguyên lý này cho thấy được sự trơn tru, nhất quán trong cách vận hành của team dự án. 

Nguyên lý này áp dụng khi chúng ta định hướng sự phát triển của dự án trong tương lai

Nguyên lý 6: "Con khóc mẹ mới cho bú"

Đây là nguyên lý cuối cùng được anh Sơn chia sẻ trong buổi seminar vừa qua. "Khóc" ở đây có nghĩa là chúng ta biết đưa ra vấn đề đúng lúc, một cách rõ ràng rành mạch, có cơ sở số liệu đầy đủ kèm những chứng cứ, lý do xác thực nhất.

Nghe thì dễ nhưng không phải ai cũng biết "khóc" chuẩn. Cụ thể, khi dự án gặp vấn đề, leaders hay members không chủ động raise vấn đề lên, không đưa ra những số liệu rõ ràng và bắt đầu có tâm lý đổ lỗi cho cấp trên không quan tâm. 

Nhưng khi áp dụng nguyên lý này, dần dần kỹ năng "khóc" của team được cải thiện hơn, anh chị em khóc nhiệt tình hơn và team được hưởng thêm nhiều quyền lợi hơn khi đưa nguyên lý này vào công cuộc vận hành dự án.

Nguyên lý này áp dụng khi vấn đề xảy ra

Gói gọn trong 1 tiếng tổ chức, buổi seminar đã kết thúc và mang lại được nhiều thông tin bổ ích, để những người quản lý dự án hay các member tham gia, biết cách quản lý, điều phối và vận hành dự án một cách trơn tru, hiệu quả nhất.

Hy vọng sau buổi seminar, mỗi Sunners có thể "bỏ túi" cho mình những bí kíp để hoàn thành tốt công việc cũng như góp phần mang lại thành công cho dự án.