[Review] Học cách áp dụng OKRs chuẩn cùng "Measure What Matters" - Làm điều quan trọng

Như các bạn đều biết, Sun* Việt Nam chính thức triển khai OKRs từ quý II/2020, nhằm tập trung phát triển môi trường làm việc nhiều động lực cho Sunners. Đến nay, việc thiết lập mục tiêu và các kết quả then chốt đã dần được hoàn thành trong toàn thể công ty. 

Không khí triển khai OKRs thực sự đang rất sôi động. Vì vậy, hôm nay, anh Thanh Tùng D sẽ review một cuốn sách mang tính thiết thực và vô cùng “thức thời” cho những cá nhân và tổ chức đang bắt đầu việc quản trị mục tiêu theo phương pháp OKR. Đó chính là "Measure What Matters" - Làm điều quan trọng [John Doerr].

Về tác giả John Doerr

Measure What Matters – Làm Điều Quan Trọng là cuốn sách được viết bởi John Doerr (sinh ngày 29/6/1951) – một kỹ sư, chuyên gia đầu tư mạo hiểm có tiếng và là chủ tịch của quỹ đầu tư mạo hiểm Kleiner Perkins. Đam mê của ông là khuyến khích các nhà lãnh đạo định hình lại tương lai, từ lĩnh vực sức khoẻ tới việc áp dụng học máy (machine learning) ở cấp độ cao.

John Doerr đã từng kinh qua nhiều vị trí quản lý cấp cao tại các Tập đoàn hàng đầu thế giới, tiêu biểu là Google và Amazon. Trong suốt thời gian làm việc tại đây, ông đã góp phần tạo ra hơn nửa triệu việc làm, đưa hai công ty này lên vị trí giá trị thứ hai và thứ ba toàn cầu (tính đến năm 2017). 

Ngoài ra, John còn thuộc hội đồng quản trị của quỹ Obama (chuyên giúp đỡ và trao cơ hội đổi đời cho người Mỹ trẻ tuổi) và ONE.org (hoạt động phòng chống nghèo đói và dịch bệnh truyền nhiễm).

Về cuốn sách 

“Tôi ước gì có quyền sách này trong tay cách đây 19 năm khi chúng tôi lập ra Google” – Larry Page

Đây là câu nói đầu tiên trong Phần mở đầu mà Larry Page (CEO của Alphabet và đồng sáng lập Google) đã đề tặng cho cuốn sách Measure What Matters của tác giả John Doerr. 

Cuốn sách có gì mà Larry Page đã phải thốt lên đầy ngưỡng mộ như vậy?

Quyển sách chia thành 2 phần bổ sung cho nhau là OKRs trong ứng dụng thực tế và hướng dẫn cách áp dụng OKRs một cách linh hoạt trong công việc.

Phần 1: OKRs trong ứng dụng thực tế - cung cấp cho chúng ta các phương pháp luận và các câu chuyện thực tế để giúp biến những ý tưởng tốt trở thành các hành động xuất sắc cải thiện năng suất, và sự hài lòng ở nơi làm việc. 

Phần 1 bắt đầu với câu chuyện về chiến dịch mang tên Crush của Intel giúp Intel vượt qua khủng hoảng và lấy lại vị thế của mình trên thị trường. Câu chuyện là sự tổng hợp chung nhất đưa tới cho người đọc những nguyên lý để hỗ trợ người quản lý và cả nhân viên thiết lập nên những OKRs tạo ra bước ngoặt cho sự đột phá của công ty dựa vào 4 yếu tố siêu quyền lực. Đó chính là:

• #1: Tập trung và Cam kết với những ưu tiên hàng đầu (chương 4, 5 và 6)
• #2: Sắp xếp và Kết nối công việc nhóm (chương 7, 8 và 9)
• #3: Theo dõi và Tinh thần trách nhiệm (chương 10 và 11)
• #4: Mở rộng quy mô để bứt phá (chương 12, 13 và 14)

Phần 2: Thế giới mới của công việc - ứng dụng OKRs và các phương pháp phối hợp triển khai trong thực tế công việc. 

• CFRs (chương 15 và 16): Conversation, Feedback, Recognition - Trao đổi, Phản hồi, Công nhận.
• Liên tục cải thiện (chương 17)
• Tầm quan trọng của văn hoá công ty (chương 18, 19 và 20)

Ở phần này, tác giả đã nêu rõ hơn về phương pháp quản lý công việc liên tục: OKRs & CFRs. Song song với việc đặt ra OKRs, chúng ta cần một quy trình quản lý công việc liên tục thay thế cho quy trình xem xét hàng năm cũ kỹ. Quy trình này được ứng dụng với một công cụ gọi là CFRs, bao gồm: 

• Trao đổi (Conversations): đó là những cuộc nói chuyện, nội dung có kết cấu phong phú, rõ ràng, có xác thực giữa quản lý và nhân viên, nhằm để nâng cao biểu hiện công việc.
• Phản hồi (Feedback): những trao đổi hai chiều giữa nhân viên để đánh giá tiến triển và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai.
• Công nhận (Recognition): những diễn tả, hành động mang tính tán dương, tán thưởng, động viên cho những cá nhân xứng đáng đã đóng góp vào quy trình.

Đóng vai trò là một chất xúc tác cho giao tiếp, CFRs sẽ “mồi lửa” cho OKRs và đẩy OKRs vào quỹ đạo; đây là một cặp “song kiếm hợp bích” hoàn chỉnh cho vấn đề chúng ta đang bàn luận ở cuốn sách này: Đánh giá cái gì là quan trọng. 

Những câu chuyện ở phần 2 của quyền sách từ Adobe, Zume Pizza, Lumetris hay chiến dịch ONE cho chúng ta thấy sự thay đổi tích cực có được là từ việc tiếp nhận, phản hồi và sức mạnh của văn hoá doanh nghiệp. 

Điểm đặc biệt của cuốn sách là chỉ ra mặt trái của OKRs. Cũng như các công cụ quản khác trong quá khứ, OKRs cũng sẽ có những nhược điểm, cần chỉnh sửa và thay đổi liên tục để phù hợp với từng hoàn cảnh, từng giai đoạn phát triển của công ty/tổ chức, cũng như sự thay đổi của thị trường.

Từ cuốn sách, chúng ta có thể áp dụng OKRs như thế nào?

1. Thiết lập mục tiêu cá nhân với Trello

Quyển sách không chỉ dành riêng cho các cấp quản lý mà nó dành cho tất cả mọi người, và chúng ta có thể học được những bài học thực tế để áp dụng cho không chỉ công việc hàng ngày của chính mình ở công ty mà còn áp dụng được cho cuộc sống.

Đâu đó việc thiết lập mục tiêu mỗi cá nhân chúng ta cũng đều đặt ra cho mình chỉ đơn giản là cách làm của mỗi người có thể khác nhau mà thôi. Cá nhân tôi thì đang sử dụng Trello để quản lý những mục tiêu cá nhân và những điều tôi muốn làm. Tôi có một không gian riêng, một Board trên đó gọi là “Thế giới của Tùng”, trong thế giới đó tôi lặp đi lặp lại các quy trình sau:

• Mỗi khi một ý tưởng gì hay một điều gì muốn làm (cả cuộc sống và công việc) tôi đều note trên đó trong List “R A N D O M I D E A S” - Trello gọi đó là một Card.
• Khi tôi có thể bắt tay vào một ý tưởng nào đó mà thời gian ngắn hạn (tuần, hoặc tháng tới) tôi có thể triển khai thì Card đó sẽ được move sang List "Backlog" - như một kho dự trữ công việc ngay trước mắt tôi phải làm.
• “Kéo” Card sang List “Doing” khi tôi có thời gian và tập trung vào làm, thêm vào Card đó các Checklist công việc và cố gắng hoàn thiện nó, thậm chí là có luôn cả Deadline nữa.
• “Kéo” Card sang List “Done” nếu tôi hoàn thành
• Thậm chí “kéo” Card sang List “Pending” nếu tôi mất phương hướng với nó và cần suy nghĩ thêm về tính khả thi.

Tuy nhiên, Trello là của riêng tôi, chỉ một mình tôi xem được và việc cam kết hoàn thành sẽ phụ thuộc vào bản thân tôi. Và các bạn biết đấy, nhiều lúc mọi thứ sẽ đi lệch quỹ đạo của nó khiến tôi lâm vào tình cảnh mất phương hướng nhưng sẽ không có ai nhìn thấy được để giúp tôi, mà chính tôi phải tự đi tìm người giúp mình giải quyết.

Cá nhân tôi và thậm chí trong các buổi Goal MTG với các thành viên của Avengers Group, tôi luôn đặt ra câu hỏi: “3 tháng nữa, 6 tháng nữa, 1 năm nữa, thậm chí xa hơn là 3 năm nữa các bạn muốn làm gì và thực sự muốn đạt được điều gì trong sự nghiệp của mình?”. Tôi cũng nhận được nhiều câu trả lời, nhưng trong suốt quá trình sau buổi Goal MTG ấy, đôi lúc tôi có cảm giác "mất dấu” với các mục tiêu của anh em, của bản thân và có khi là mục tiêu đó đã bị quên lãng dù đã được note bằng văn bản.

Từ quý 2/2020, Sun* triển khai OKRs mức toàn công ty, kết hợp thêm công cụ CFRs nữa thì không còn gì tuyệt vời hơn. “Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau” - cá nhân tôi nghĩ OKRs và CFRs sẽ là bộ công cụ giúp chúng ta đồng hành và đi xa được cùng nhau.

2. 4 lưu ý không thể quên khi áp dụng OKRs

Khi áp dụng OKRs, hãy đặc biệt chú ý đến 4 yếu tố siêu quyền lực trong suốt quá trình triển khai: 

Tập trung và cam kết vào các ưu tiên 

• Tập trung vào những điều quan trọng nhất, ít nhưng mà chất.
• Chỉ cam kết từ 3~5 mục tiêu cần đạt được cho mỗi quý, mỗi mục tiêu chỉ nên đặt 2~5 kết quả then chốt.
• Chỉ định một hoặc vài người “chăm sóc” cho OKRs của bộ phận.
• Lãnh đạo và quản lý cần nghiêm túc cam kết vào OKRs để làm gương.

Sắp xếp và kết nối cho công việc của nhóm 

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên của OKRs, đánh trọng số cho các kết quả then chốt nếu bạn thấy hiệu quả mà nó mang lại lớn và có thể sớm hoàn thành mục tiêu đề ra.
• OKRs đề cao tính minh bạch, hãy kết nối với OKRs của thành viên khác, bộ phận hoặc công ty để cùng nhìn về một hướng
• Trong toán học, nếu các véc tơ chĩa nhiều hướng khác nhau, khi cộng lại, giá trị sẽ bằng zero.
• Nếu ta có thể chỉ mọi người đi đến cùng một hướng, ta sẽ có giá trị cực đại.

Theo dõi để nâng cao tính trách nhiệm 

• Hàng tuần, hãy dành thời gian update OKRs của bạn, trao đổi với quản lý nếu có vấn đề phát sinh.
• Điều chỉnh, thêm hoặc bớt OKRs sao cho thích hợp
• Đến kỳ Goal MTG, hãy mang OKRs để nói chuyện với quản lý.

Mở rộng mục tiêu để đột phá 

• Hãy cố gắng thêm Mục tiêu mở rộng vào OKRs của bạn đồng hành cùng OKRs cam kết
• Khi không thể hoàn thành OKRs mở rộng, cứ để mục tiêu này đi tiếp đến quý sau nếu bạn vẫn thấy phù hợp với hoàn cảnh

Bên cạnh việc đặt ra OKRs thì áp dụng phương pháp quản lý công việc thường xuyên (CFRs) cũng là một điều đáng lưu tâm và Văn hóa doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công. Việc thay đổi thói quen là không dễ và không phải ngày một ngày hai là có thể thay đổi được, hãy cố gắng thay đổi thói quen thiết lập mục tiêu từ từ, đi kèm với đó luôn luôn trao đổi - phản hồi với đồng nghiệp, quản lý để đạt được mục tiêu. 

Lời kết

Thông qua những thông tin mới mẻ, những câu chuyện thực tế, “Measure What Matters” mở ra một chân trời của tri thức quản trị doanh nghiệp mới với OKR - điều mà các nhà quản trị có thể xem và ứng dụng ngay cho doanh nghiệp của mình, tạo nên những bứt phá vượt trội. 

Cuốn sách Measure What Matters là nơi lãnh đạo cao cấp nhất của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn tâm sự những câu chuyện đau thương, có lúc gần như phá sản cho đến khi tìm ra phương pháp quản lý cốt lõi và dẫn đến thành công – tất cả nhờ vào OKRs.

Bên cạnh đó, cuốn sách này cũng giúp các cá nhân có thể vươn tới thành công thông qua phương pháp quản trị mục tiêu bằng OKR. Đúng như Yogi Berra đã từng nói, “Nếu không biết đích đến trên con đường chúng ta đang đi, khó lòng mà chúng ta đến được đó.” 

Còn bạn, bạn đã thiết lập và áp dụng OKRs chưa?