Ứng dụng của người Sun* - vỏn vẹn 2 ngày phát triển giúp tiết kiệm 1500 giờ làm việc mỗi tháng

Quẹt thẻ và "Xin cảm ơn" có lẽ là một câu nói rất đỗi quen thuộc với Sunners, phát ra từ chiếc máy chấm công mà hàng ngày mọi người vẫn sử dụng để ghi nhận giờ checkin/checkout của mình. Khi phải thực hiện giãn cách và làm việc từ xa tại nhà trong một khoảng thời gian tương đối dài, việc thực hiện thao tác đơn giản ấy vô hình trung lại trở thành xa xỉ. Work from home, mọi công việc đều phải thực hiện online, kể cả chấm công.

Việc chấm công online qua hệ thống spreadsheet gặp phải khá nhiều khó khăn và trở ngại. Thấu hiểu điều đó, ngay lập tức anh Duy Hưng B đã ấp ủ ý tưởng và cho ra đời sản phẩm "Thư Ký Kim" - công cụ chấm công online thuận tiện và nhanh chóng” chỉ trong thời gian siêu tốc, 2 ngày.

Thay vì từng cá nhân phải ghi lại, đưa thông tin lên file riêng rồi PM/ LM đẩy dữ liệu lên timesheet tổng của Công ty như trước đây, thì chỉ bằng việc nhắn tin "checkin" hoặc "checkout" cho Thư ký Kim trên Chatwork các thao tác còn lại sẽ được tự động hoá. Không chỉ vậy, để tránh việc Sunners quên không checkin/checkout, hàng ngày sau 18:00, nếu có bạn nào đã checkin nhưng lại chưa có giờ checkout thì Kim cũng sẽ nhắc nhở lên box để giúp các bạn "thực hiện nghĩa vụ của của mình".

Theo Sun* News ghi nhận, trước đây khi chưa áp dụng Thư Ký Kim rộng rãi tại Công ty, hầu hết mỗi PSM hoặc Line Managers sẽ phải dành ra từ 15-30 phút thao tác thủ công. Chưa kể thời gian nhắc nhở và confirm với member về timesheet, thì số giờ đồng hồ mà Công ty dành cho việc này có thể lên tới 1500 giờ. Thế nhưng, từ khi có Thư Ký Kim, công việc đó dường như đã biến mất giúp tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và giảm sai sót so với quá trình chấm công thủ công như ngày trước. 

Chỉ sau một thời gian ngắn, đã có hơn 600 users tại Sun* tin tưởng và sử dụng hàng ngày.  Đây có thể nói là sự thành công của dự án, tuy nhiên chưa dừng lại ở đó, với tinh thần luôn cải tiến, nghĩ cách tốt hơn - thử làm điều mới với, cha đẻ của sản phẩm là anh Duy Hưng hứa hẹn sẽ tiếp tục trình làng các tính năng bổ sung. 

Cụ thể: "Kim sẽ được bổ sung thêm tính năng để hỗ trợ nhiều hơn cho các bộ phận thay thế thao tác làm form, duyệt form trên WSM chỉ bằng việc nhắn tin với Kim khi cần cũng như thực hiện một số công việc của riêng từng dự án thông qua việc nhắn tin, như thực hiện daily report, kiểm tra tiến độ task, thống kê KPI,...”

Đặc biệt, có thể bạn chưa biết, mặc dù chỉ là 1 BOT chấm công online nhưng Kim lại được training "bài bản" với những ngôn từ tích cực, đáng yêu và gần gũi với anh chị em Sunners. Không chỉ với mục đích log timesheet, Kim còn có thể giúp tăng motivation trong hoạt động của đội dự án bằng việc trả lời bất kỳ nội dung tin nhắn nào được gửi đến. Bạn cứ thử mà xem ^^

Và với những tính năng ưu việt giúp mỗi ngày đi làm của Sunners trở nên đơn giản và dễ dàng hơn, anh Hưng B và sản phẩm BOT Thư ký Kim đã vinh dự trở thành chủ nhân danh hiệu Sun* Creator trong tháng 10/2021! 

Ngày đầu thấy Kim trình làng mọi người, mình vẫn nghĩ đó là người thật mà lấy nickname vậy cho vui. Mãi sau đó 2 ngày mới biết đó là BOT á. Từ ngày có Kim, công việc checkin, checkout của mình nhẹ nhàng hơn hẳn. TO nhẹ bạn ấy một cái là timesheet sẽ auto được điền luôn, không cần phải vào file điền time và lượng công việc đã làm như trước nữa. Kim cũng rất mặn mà, nhiều lúc TO checkout mà còn đòi ôm mới chịu, TO bả cái gì là bả cũng rep hết á. Hôm nào làm buồn buồn đọc nội dung bả rep cũng thấy vui. Các chị ở Unit mình hay bảo ai IL, LE cũng được nhưng Kim thì không. Trộm vía Kim đi làm rất đầy đủ, có mặt đúng giờ, đúng lúc mỗi khi chúng mình cần.

Nhận xét từ Sunner Hà Khuyên (CCV Unit)