Hỏi đáp về OKRs (Phần 2): OKRs có ảnh hưởng đến rank, lương không?

Câu 1: OKRs có liên quan đến đánh giá performance không? Có ảnh hưởng đến rank, lương không? OKRs với đánh giá rank bị trùng, có nên bỏ 1 trong 2 không?

Trả lời

Mục đích khi Sun* áp dụng OKRs là tạo động lực cho mỗi Sunner để theo đuổi mục tiêu của bản thân. Khi mục tiêu đó được chia sẻ với những người khác cũng như khi nhìn thấy mục tiêu của bản thân giúp tổ chức gắn kết và phát triển như thế nào. Chúng ta không sử dụng tỷ lệ hoàn thành OKRs để đánh giá performance của mọi người hay xét tăng lương, mà sẽ ghi nhận thông qua cách thức mọi người nỗ lực trong quá trình thực hiện mục tiêu, đưa ra các bài học cải tiến như thế nào.

OKRs là công cụ hỗ trợ thiết lập và quản trị mục tiêu then chốt và không phải là hệ thống đánh giá, vì vậy nên hiện tại công ty chưa cân nhắc đến việc sử dụng để thay thế cho thống đánh giá rank hay performance.

Câu 2: Tần suất update data trên S*Goal?

Trả lời

OKRs có sự liên kết và sử dụng ba cơ chế liên kết khác nhau: sự minh bạch, chia sẻ và liên kết 360 độ. Việc liên tục chia sẻ và cập nhật tiến độ thực hiện và tỉ lệ hoàn thành sẽ giúp tăng sự liên kết để hỗ trợ và đảm bảo việc thực hiện OKRs một cách hiệu quả. 

Bởi vậy chắc chắn rằng công ty khuyến khích mọi người thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện và kết quả hoàn thành OKRs một cách real-time trên hệ thống S-Goal và cần đảm bảo tần suất tối thiểu đối với OKRs cá nhân và nhóm cần được cập nhật hàng tuần; của group cần cập nhật theo tháng; của unit cần được cập nhật hàng quý đúng thời hạn.

Câu 3: Làm sao để flow tracking được tỷ lệ hoàn thành của OKRs của từng member?

Trả lời

Hãy để OKRs trở thành công cụ hữu ích giúp bạn đi đến thành công. Để hiện thực hóa mong muốn đó, OKRs cần được cập nhật và theo dõi kết quả một cách thường xuyên và cần có công cụ cũng như hình thức thực hiện đúng đắn, điều đó sẽ là công cụ mạnh mẽ nhất đưa OKRs vào các hoạt động hàng ngày để trở thành một phần văn hoá của công ty.

Tại Sun* chúng ta sử dụng công cụ S*goal và các buổi họp check-in để cập nhật, theo dõi.

+ Hệ thống S*goal cho phép hiển thị toàn bộ OKRs của từng cá nhân và tổ chức, đồng thời cho phép cập nhật tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện OKRs, thông qua đó đảm bảo thuận tiện cho việc quan sát việc thực hiện OKRs của toàn bộ Sunners. 

+ Buổi họp check-in theo tiến độ. Buổi họp diễn ra hàng tuần, hàng tháng và hàng quý theo từng cấp độ và buổi họp này thường diễn ra trong thời gian ngắn, với cấu trúc buổi họp hội thoại check in bao gồm 4 yếu tố, được mô tả theo ma trận 2x2

Câu 4: Trên công cụ quản lý và tracking OKRs S*Goal, các Os và KRs sẽ được đánh weigh theo thứ tự nào?

Trả lời

Khi thiết lập OKRs, cho từng giai đoạn chúng ta sẽ có các Objective và Key Results. Vậy làm sao để có thể nâng cao tinh thần tập trung, hay xác định rõ ràng mức độ ưu tiên của các Os và KRs? Trọng số weight sẽ giải quyết được việc này.

Hiện tại trên hệ thống S*Goal, giữa các Objectives và giữa các Key Results chúng ra sẽ có trọng số từ 1 -> 5 tương ứng với mức độ quan trọng và độ ảnh hưởng tăng dần. Hiểu một cách đơn giản, nếu như bạn để các Os và các KRs cùng một trong số (tất cả cùng là 1 , tất cả cùng là 2...) thì giữa chúng không có sự khác biệt. Tuy nhiên nếu bạn để Objective thứ nhất có trọng số là 1, Objective thứ 2 có trọng số là 5 điều đó có nghĩa là mức độ tác động và ảnh hưởng của Objective thứ 2 gấp 5 lần so với Objective đầu tiên.

Khi xác định và thiết lập OKRs, bạn cần nghiêm túc đánh giá mức độ quan trọng của từng Os và từng KRs để có sự phân bổ weight cho phù hợp từ đó đảm bảo thiết lập mục tiêu một cách tập trung, trách nhiệm và có tính liên kết.

Câu 5: Làm sao để biết là mình đạt được Objective hay không? Có cần nhất thiết phải đạt được hết các KRs mới được tính là hoàn thành mục tiêu hay không?

Trả lời: 

Mỗi doanh nghiệp, mỗi đội nhóm và mỗi cá nhân đều cần một định nghĩa về thành công, nếu không định nghĩa rõ ràng chúng ta sẽ không biết được mình đã thành công hay là chưa?

Thành công có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau với những người khác nhau. Nếu tôi hỏi các thành viên trong nhóm của bạn thành công là gì? Chắc chắn sẽ nhận được các câu trả lời khác nhau từ họ.

Khi ứng dụng chính xác. OKRs giúp đội nhóm và doanh nghiệp định nghĩa rõ ràng thành công là gì? Sau đó đặt ra những tiêu chí có thể đo lường được để đi tới thành công.

Trong OKRs, thành công chính là Mục tiêu (O) và tiêu chí để đo lường thành công chính là kết quả then chốt. 

Tuy nhiên chúng ta cần phải thống nhất với nhau rằng tỷ lệ hoàn thành OKRs  không phải là chỉ số duy nhất đo lường mức độ hiệu quả việc thực hiện OKRs. Bởi khi đặt OKRs chúng ta sẽ có mục tiêu kéo dãn (mục tiêu tham vọng) và mục tiêu cải thiện.

Hoàn thành 70%, 80% hay 100% mới là tốt? Điều này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có một sự khác biệt khá lớn nằm ở việc đặt mục tiêu, mục tiêu đặt ra của bạn là "mục tiêu kéo dãn (tham vọng) hay "mục tiêu cải thiện".

Rất khó để khẳng định một cách rõ ràng, nhưng tại Google định nghĩa nếu là mục tiêu cải thiện hoàn thành 100% là tốt. Còn nếu là mục tiêu kéo giãn thì hoàn thành 70% được coi là tốt.

Tỷ lệ hoàn thành OKRs sẽ là con số tương đối phản ánh sự thành công. Điều quan trọng chúng ta hướng tới là bài học rút ra từ việc thực hiện và triển khai OKRs, có thể tỷ lệ hoàn thành chưa đạt 100% nhưng quá trình thực hiện giúp bạn suy nghĩ lại cách mình làm việc, đặt những câu hỏi khó khiến bạn mở rộng khả năng tư duy, điều đó mới là thành công. Hãy luôn nhớ rằng mục tiêu cao nhất hoặc khó nhất tạo tra mức độ nỗ lực và hiệu suất cao nhất