Bài học nhớ đời cho dự án tôi mỗi đợt "estimate"

Như Sunners đã biết, khi triển khai dự án sẽ có rất nhiều bài học kinh nghiệm được rút ra. Hiểu được tầm quan trọng của việc này, PEC đã phối hợp cùng đội ngũ PMG thu thập nhiều bài học kinh nghiệm đã triển khai ở hầu hết các dự án tại Sun* với mục tiêu cung cấp thêm thông tin tham khảo khi thực hiện phát triển dự án. 

Có thể nhiều anh em chưa biết, một trong những vấn đề nổi cộm và hay gặp phải của các dự án khi lên kế hoạch, đó chính là: “Làm thế nào để estimate cost, estimate effort, estimate time...một cách chính xác nhất?”

Và thật may mắn, trong quá trình thu thập những bài học kinh nghiệm thực tế tại Sun*, PEC đã vô cùng ấn tượng với bài học của dự án Sales Management về vấn đề nổi cộm này. Hãy cùng Sun* News tìm hiểu nhé!

BỐI CẢNH VẤN ĐỀ

Trong giai đoạn BIZ, dự án chỉ nhận được tài liệu yêu cầu outline rất đơn giản - chỉ là một danh sách các màn hình và các form cần hoàn thiện. Phần tài liệu mô tả cho từng màn hình khoảng 3-5 dòng và chỉ liệt kê ra các chức năng chính. Đồng thời, các kỹ sư lập trình tham gia estimate dự án chỉ có vỏn vẹn 0.5 ngày làm việc.

Kết quả là vào thời điểm đó, team không thể tìm hiểu kỹ được nghiệp vụ, không đánh giá được độ phức tạp của các màn hình và mối liên kết với database (cơ sở dữ liệu). Team đã estimate tổng số effort để phát triển dự án là khoảng 74,9MM*. Một con số khá khiêm tốn!

Tuy nhiên, đến khi chính thức triển khai thực tế, Sun* Nhật Bản tiến hành làm tài liệu yêu cầu (specs) chi tiết cho từng màn hình và bàn giao từng phần cho team Sun* Việt Nam. Khi team tiến hành sprint planning thì nhận thấy estimate effort chi tiết đang lớn hơn rất nhiều so với con số estimate ở giai đoạn BIZ trước đó.

Tình trạng kéo dài khoảng 2 sprints thì dự án tiến hành estimate lại toàn bộ các màn hình dựa trên tài liệu yêu cầu chi tiết mà Sun* Nhật Bản đã cung cấp. 

* MM: Man-Month hay Tháng lao động (Công số theo tháng)

Sau khi thực hiện estimate thì con số effort lên tới 118.2MM, tức là tăng khoảng 1,58 lần so với dự tính ban đầu. (từ 74,9MM -> 118.2MM)

Vậy nguyên nhân do đâu?....

GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

Ngay lập tức team phân tích các điểm GAP giữa 2 bản estimate khi BIZ và bản estimate chi tiết để tìm ra những yếu tố đang khiến effort tăng cao, chia sẻ tình trạng cho đội sales và đội quản lý dự án ở Sun* Nhật Bản.

Đồng thời, team đã cùng Sun* Nhật Bản thảo luận và đưa ra các hành động (actions) để bắt kịp lại tiến độ (recovers) cho dự án như sau:

• Đàm phán với khách hàng để lùi deadline release phía Sun* Việt nam khoảng 1.5 tháng
• Request Unit Manager cung cấp resource theo plan và estimate mới
• Chia sẻ thẳng thắn tình trạng với toàn dự án để cùng tất cả thành viên cố gắng duy trì được mốc deadline mới bằng mọi giá.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1. Khi thực hiện estimate cho các dự án mà chỉ có specs outline thì:

• Chia sẻ tình trạng thiếu chi tiết của specs và rủi ro estimate thiếu chính xác với đội sales
• Đưa ra con số buffer tỷ lệ với độ rõ ràng của tài liệu yêu cầu.

2. Cung cấp cho sale các điều kiện ràng buộc về tài liệu yêu cầu, các trường hợp dùng để kích hoạt việc đàm phán effort  + schedule với khách hàng 

3. Bắt buộc phải có nhiều role tham gia estimate để cùng phân tích, thảo luận và phản biện specs

4. Đánh giá lại effort phát triển tổng thể của dự án ngay sau khi có dấu hiệu effort đội lên từ 2 màn hình( form, batch...) trở lên

Các dự án/thành viên có thể tham khảo các bài học kinh nghiệm chi tiết đã được tổng hợp tại đây. Việc lên kế hoạch và quản lý rủi ro là một phần quan trọng tất yếu trong dự án, ngoài ra tuân thủ quy trình/quy định cũng là việc cần phải thực hiện để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu rủi ro và đạt được sự hài lòng của khách hàng. 

Đồng hành cùng mọi dự án của Sun*, PEC luôn lắng nghe và sẽ cùng mọi người “đánh án” thành công, hãy gửi ngay bài học kinh nghiệm của chính dự án mình rút ra cho chúng tôi tại đây nhé