Học quản trị dự án "ngầu" như EUV3

Tại Sun*, khi số lượng dự án đổ về ngày càng nhiều cũng như quy mô nhân sự trong dự án ngày càng đông, việc quản trị dự án làm sao cho tiến độ chuẩn chỉ và đảm bảo chất lượng từ lúc kickoff đến lúc sản phẩm được realease là một điều vô cùng quan trọng. 

Được ví như đứa con tinh thần của mỗi Sunners khi tham gia, một dự án bao hàm vô vàn những đầu việc lớn nhỏ khác nhau, từ xây dựng kế hoạch, quy trình, build nhân lực dự án, xử lý vấn đề phát sinh hay hạn chế rủi ro ở mức tối thiểu....

Giờ đây, quản trị dự án tại Sun* không còn là công việc của một mình Project Manager nữa, đó là sự góp sức của tất cả các thành viên trong dự án như BrSE, Team Leader hoặc ngay cả những thành viên tham gia "đánh án".

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản trị dự án để hạn chế những rủi ro phát sinh, EUV3 đã tổ chức workshop training offline mang tên "Sun* Project Management" dành cho các đối tượng như Project Managers, Team Leaders, BrSE hay Senior Comtors trong dự án. 

Với sự dẫn dắt của người anh lão làng và giàu kinh nghiệm "đánh án" - anh Nguyễn Văn Mạnh C (Unit Manager của EUV3), buổi workshop đã diễn ra thành công tốt đẹp vào thứ Bảy (30/05/2020) và nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của những anh em Sunners tham dự.

Các thành viên được chia thành nhiều nhóm khác nhau và luân chuyển thường xuyên để cùng nhau thảo luận về các chủ đề xoay quanh việc quản trị dự án tại Sun*. 

Trên tinh thần cùng nhau học hỏi để phát triển, phát biểu thật nhiều cũng như tích cực trao đổi dù câu trả lời không cần quá chính xác, các thành viên bàn bạc vô cùng sôi nổi, tạo ra không gian thân mật và thoải cho workshop, mặc dù thời gian của buổi huấn luyện này kéo dài cả ngày.

Cụ thể, buổi workshop lần này của EUV3 tập trung vào những mục tiêu chính như sau:

- Cung cấp cho Sunners những kiến thức cơ bản để quản lý dự án hiệu quả như: Khái niệm, quy trình và những yếu tố quan trọng mang lại thành công cho dự án.

- Nâng cao mindset của Sunners về việc quản lý dự án tại Sun*.

- Biết cách tổ chức, lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi và xử lý tình huống trong dự án.  

- Có khả năng phát hiện và quản lý rủi ro giúp nâng cao hiệu quả dự án. 

- Tạo network và gắn kết các bạn leader trong công ty  

- Nâng cao các kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án như: Kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề trong dự án, kỹ năng trình bày trước đám đông hay kỹ năng trao đổi, phản biện và đưa ý kiến.

Xuyên suốt buổi workshop, anh Nguyễn Văn Mạnh C nhấn mạnh vào 3 yếu tố chính giúp Sunners có thể trở thành một nhà quản lý dự án thực thụ, đó là Kiến thức - Kỹ năng - Thái độ. Đặc biệt, những kỹ năng chính và bắt buộc như: lập kế hoạch, giải quyết vấn đề, theo dõi tiến độ, làm báo cáo, giao tiếp, xây dựng đội ngũ và quản trị rủi ro cũng được diễn giả đưa vào nội dung chính của workshop. 

Ngoài ra, đứng từ góc độ của một người có thâm niên trong việc quản trị dự án, anh Mạnh C cũng chỉ ra những sai lầm phổ biến mà 1 nhà quản trị dự án thường mắc phải để các thành viên tham gia workshop có cái nhìn đa chiều về chủ đề lần này.

Đáng chú ý, anh Mạnh C đã chỉ ra rõ những nội dung chính để hướng đến mục tiêu cuối cùng mà buổi workshop muốn truyền tải tới các thành viên. Cụ thể:

1. PROJECT: Nắm được khái niệm dự án và quản trị dự án

2. PROCESS: Hiểu rõ quy trình vận hành dự án tại Sun* bao gồm các giai đoạn phát triển phần mềm và các giai đoạn quản lý dự án.

3. GOAL: Sức mạnh của mục tiêu trong quản trị dự án thông qua quy tắc SMART

4. PLANNING: Thiết lập kế hoạch chi tiết của dự án - đây là giai đoạn quan trọng và cần được trau chuốt ngay từ đầu.

5. COMMUNICATION: Thực hiện giao tiếp thích hợp với các bên liên quan như thành viên trong team, khách hàng, cấp trên,...

6. TEAM BUILDING: Xây dựng đội ngũ nhân sự trong dự án gắn kết, đưa ra những luồng giao tiếp phù hợp

7. RISK: Tạo dựng kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro trong dự án 

8. CONTROL & MONITOR: Kiểm soát và theo dõi dự án, đưa ra những bước giải quyết vấn đề và báo cáo thường xuyên

9. CUSTOMER: Làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm

Để tránh gây nhàm chán với lượng thông tin dày đặc xuyên suốt nhiều giờ đồng hồ, ngoài việc cung cấp kiến thức và luân chuyển nhóm để thảo luận, anh Mạnh C đưa ra nhiều ví dụ minh họa đơn giản nhưng hài hước, gắn liền với cuộc sống thường ngày để anh em dễ hình dung vấn đề. 

Mặc dù những thành viên tham gia workshop đều là đội ngũ chính chuyên trong các dự án, nhưng sau khi kết thúc buổi training, hầu hết các anh em đều nhận thấy rằng bản thân còn nhiều điểm cần cải thiện và chắc chắc sẽ áp dụng những điều bổ ích này trong công việc quản lý dự án hiện tại của mình.

Một số hình ảnh khác trong buổi workshop

Workshop "Sun* Project Management" sẽ tiếp tục được triển khai cho các thành viên khác của EUV3 trong tháng 7 và 8 tới đây. Sun* News sẽ tiếp tục cập nhật tới độc giả trong những bài viết tới.