Hỏi đáp về OKRs: "Nếu tôi không thích OKRs của mình nữa có được tạm dừng thực hiện nó không?"

Tính đến thời điểm hiện tại, OKRs không còn quá xa lạ với các thành viên tại Sun*. Sunners đã bắt đầu dần quen với việc cập nhật OKRs cá nhân lên hệ thống quản lý S*Goal. Tuy nhiên, trong suốt quá trình triển khai, nhiều member cũng không tránh được tâm trạng băn khoăn và đặt ra nhiều câu hỏi dành cho GLs hay TLs của mình. Để giúp Sunners hiểu đúng về OKRs và giải đáp cặn kẽ những thắc mắc mà các bạn đặt ra. BBT Sun* News xin gửi đến Sunners phần tổng hợp hỏi đáp OKRs với cụm câu hỏi đầu tiên liên quan kiến thức chung về OKRs và cách thức đặt OKRs hiệu quả

Câu 1: Đặt OKRs dựa trên điều gì và tiêu chí thế nào? Liệu Sunners có thể set các OKRs cá nhân mà không gắn trực tiếp với OKRs tổ chức được không?

Trả lời:

I. Đặt OKRs dựa trên điều gì và tiêu chí như thế nào?

OKRs - Objective & Key Results (Mục tiêu và kết quả then chốt) là một hệ thống quản trị mục tiêu được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới như Google, Intel... sử dụng và điều hành doanh nghiệp.

Thiết lập OKRs là việc đặt ra các mục tiêu quan trọng cần tập trung làm trong một khoảng thời gian và có tính thách thức, yêu cầu mỗi người phải sáng tạo và nỗ lực hết mình để ra được kết quả mong muốn. Một OKRs hiệu quả cần có sự kết nối và thống nhất với mục tiêu chung của công ty. 

• Mỗi bộ OKRs gồm 2 thành phần:

1.  Objective (O)- Mục tiêu

2.  Key Results (KRs) - Các Kết quả Then chốt.

Trong đó O là Mục tiêu mong muốn đạt được trong tương lai còn KRs là Kết quả then chốt, một chỉ tiêu để theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu đặt ra trong thời hạn xác định.

• Tiêu chí để thiết lập một bộ OKRs hiệu quả

1. Dựa trên mục tiêu của tổ chức, của Unit và Group của bạn

2. Dựa trên mục tiêu của bản thân bạn khi làm việc và phát triển tại Sun*

3. Objective là mục tiêu thách thức, tiêu đề của Objective ngắn gọn, truyền cảm hứng thôi thúc chúng ta đạt được nó.

4. Mỗi KR trong bộ KRs của một O cần gắn chặt với mục tiêu, có tính thách thức, trong thời hạn cụ thể, mang tính định lượng có thể đo lường được 

5. Theo lời khuyên từ các chuyên gia, khi thiết lập OKRs, bạn nên đặt từ 3-5 Objective và trong mỗi Objective nên có từ 3-5 Key Results sẽ đảm bảo sự tập trung và mang lại hiệu quả cao hơn. 

• Bạn có thể tham khảo ví dụ sau để biết 1 bộ OKRs hiệu quả cụ thể như thế nào!

- Bộ OKRs chưa đạt:

     + O đặt ra: Nâng cao chất lượng làm việc

     + KRs đề ra để đạt được O: 

              1. Nắm vững kiến thức của ngôn ngữ Mobile

              2. Trau dồi tiếng Nhật để có thể giao tiếp với khách hàng

              3. Nâng cao tư duy giải quyết vấn đề

    ---> Bộ OKRs không có mục tiêu thách thức, các KRs chưa có thời gian cụ thể và chưa có tính định lượng để có thể đo lường được

 - Bộ OKRs đạt chuẩn:

     + O đặt ra: Nâng cao chất lượng công việc trong quý II/2020

     +  KRs đề ra để đạt được O: 

             1. Trong 60 ngày hoàn thành 1 báo cáo kiến thức chi tiết về ngôn ngữ mobile  

             2. Hoàn thành 01 khóa học tiếng Nhật N1

            3. Hoàn thành 01 bản Monthly report tháng 5 về kỹ năng tư duy giải quyết vấn đề, gắn với CV tại Sun*

II. Liệu Sunners có thể set các OKRs cá nhân mà không gắn liền với tổ chức được không?

OKRs chỉ ra những điều quan trọng mà tổ chức và mỗi cá nhân cần tập trung là gì trong vô số những điều chúng ta muốn làm. Vì thế, việc cá nhân có những mục tiêu riêng không liên quan tới mục tiêu của tổ chức có khả năng sẽ khiến cá nhân đó mất tập trung vào những điều quan trọng đã được định ra.  

Hãy lưu ý chúng ta đang nói tới ĐIỀU QUAN TRỌNG, ví dụ 1 bạn đặt mục tiêu học tiếng Hàn đạt trình độ xx, bạn ấy cho rằng nếu nhân viên công ty biết tiếng Hàn thì giả sử nếu đột nhiên công ty có khách hàng Hàn Quốc thì cũng có thể giúp ích được, điều này không sai nhưng nó không phải ĐIỀU QUAN TRỌNG mà cá nhân bạn ấy khi làm việc trong Sun* cần phải làm hiện tại. Tuy nhiên, nếu trong list mục tiêu của bạn có mục tiêu riêng này ngoài các mục tiêu chung hướng tổ chức ra thì cũng không có vấn đề gì cả, thật tốt nếu chúng ta có thể cởi mở chia sẻ với nhau cả những mục tiêu ấy.

Câu 2: OKRs được xác lập theo năm hay quý, tháng...

Trả lời: 

• Khi xác lập OKRs, chúng ta cần lưu ý tới OKRs chiến lược và OKRs chiến thuật:

- OKRs chiến lược thường được sử dụng cho mục tiêu năm cấp công ty, có thể đặt ra 1 năm hoặc có thể lên tới 3-5 năm

 - OKRs chiến thuật thường được sử dụng cho mục tiêu quý cấp phòng/ ban/ nhóm/cá nhân, thiết lập hàng quý nhằm đánh từng trận đánh nhỏ để hoàn thành chiến lược lớn.

• Một số người cho rằng, OKRs chỉ áp dụng theo chu kỳ hàng quý. Sau nhiều thử nghiệm OKRs của các công ty hàng đầu trên thế giới đã đúc rút ra rằng, việc chỉ sử dụng OKRs ngắn hạn (theo quý) sẽ có thể khiến công ty thiếu góc nhìn toàn cảnh, bỏ lỡ mục tiêu lớn, mà chỉ tập trung vào những gì họ có thể hoàn thành trong vòng 3 tháng.
• Một mô hình đã được kiểm chứng trong việc áp dụng OKRs thành công là:

 - OKRs chiến lược hàng năm cho công ty 

 - OKRs chiến thuật hàng quý cho các đội (phòng/ban)

 - Rà soát và đánh giá kết quả hàng tháng/ tuần để theo dõi kết quả

• Khi triển khai OKRs cần lưu ý đến nhịp độ phù hợp với từng quy mô cụ thể

     1. Chọn nhịp độ OKRs riêng cho công ty

- Theo nguyên tắc chung:

        +  Nhịp thiết lập OKRs càng ngắn thì thời gian dành cho việc đặt mục tiêu càng nhiều

        +  Còn nhịp thiết lập càng dài thì sự cứng nhắc và rủi ro không bắt kịp càng cao

- Vì vậy, nếu áp dụng việc thiết lập OKRs theo chu kỳ ngắn (theo tháng, theo tuần), bạn phải đảm bảo rằng bạn có một quy trình hợp lý để phát triển OKRs không thì bạn sẽ mất thời gian quá nhiều để đặt mục tiêu. Mặc khác, nếu lĩnh vực bạn làm phát triển quá nhanh thì chu kỳ quá dài sẽ không hợp lý. Vì vậy tùy vào quy mô, đối tượng để xác định thời gian xác lập OKRs theo năm hay quý.

     2. Chọn nhịp độ OKRs riêng cho đội nhóm

- Một số công ty triển khai OKRs lâu năm, có nhịp độ riêng biệt cho các phòng/ ban khác nhau

 Ví dụ:  Đặt OKRs hàng tháng cho nhóm bán hàng trong khi đặt OKRs hàng quý cho nhóm kỹ thuật và sản phẩm

Lời khuyên của các chuyên gia đó là khi mới bắt đầu OKR với cùng một nhịp cho tất cả các đội nhóm giảm sự phức tạp.

Với những nền tảng kiến thức và kinh nghiệm trên, tại Sun* OKRs đang áp dụng mô hình lồng nhau với chiến lược theo chu kỳ năm, áp dụng ở quy mô công ty, còn cấp Unit, Group và cá nhân sẽ áp dụng theo chu kỳ quý. Như vậy sẽ sẽ định hướng rõ ràng OKRs cho từng bộ phận/cá nhân đề cùng bám sát và hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung trong năm 2020 của Sun*.

Câu 3: Cách tạo Objective chuẩn, liên quan với Objective của công ty, của group?

Trả lời: 

• Objective chuẩn sẽ cần đạt được những tiêu chí sau:

1.  Mục tiêu có thể ở dạng định lượng hoặc định tính, nhưng phải xác định đối tượng cụ thể, có thể là: sản phẩm, kết quả (số điểm CSS khi hoàn thành dự án) dự án của 1 bộ phận, sản phẩm, kết quả của chương trình (thu hút được bao nhiêu member tham gia)

Ví dụ: Tổ chức Seminar thu hút 70% Sunners Hà Nội tham gia

2. Trong mỗi Mục tiêu phải có một đối tượng cụ thể (danh từ chỉ tên riêng, sự vật, bộ phận…) chịu tác động trực tiếp của động từ trong phát biểu

3. Có thể có thêm trạng từ để làm nổi bật tính chất mong muốn (phát biểu định tính) hoặc chứa các đại lượng số để cụ thể hoá kết quả đạt được (phát biểu định lượng)

• Từ tiêu chuẩn cách đặt Objective trên bạn sẽ đặt Objective của bản thân bám sát vào Objective của Group và của Công ty

Ví dụ:

- Objective của Sun* trong năm 2020 : Nằm trong nhóm đối tác hàng đầu mà các startup hoặc các doanh nghiệp đang mở rộng Business ở Nhật Bản tìm đến

- Objective của Unit bạn trong quý II/2020: Nâng cao chất lượng nhân sự nội bộ

- Objective của Group bạn trong quý II/2020: 100%  Quy trình test các dự án chuẩn xác

→ Từ đây bạn có thể đưa ra Objective cho mình là: Hoàn thành 1 khóa học nâng cao nghiệp vụ QA

Câu 4: Nếu bây giờ đặt OKRs nhưng chỉ 1 đến 2 tháng cảm thấy OKRs đặt ra không phù hợp hoặc đã hoàn thành và muốn tạm dừng thì có được xóa OKRs đó đi không?

Trả lời:

Trước hết chúng ta cần phải thống nhất với nhau rằng tỷ lệ hoàn thành hay không hoàn thành OKRs không phải là chỉ số duy nhất đo lường mức độ thành công. Bởi khi đặt OKRs chúng ta sẽ có mục tiêu kéo giãn (mục tiêu tham vọng) và mục tiêu cải thiện. Thật khó để trả lời có nhất thiết phải đạt được hết các KRs là hoàn thành hay không, không đạt được chúng ta sẽ xoá hay dừng lại hay hoàn thành 70%, 80% hay 100% mới là tốt?

Tuy nhiên chúng ta cần thống nhất với nhau rằng, điều quan trọng chúng ta hướng tới là bài học rút ra từ việc thực hiện và triển khai OKRs, có thể tỉ lệ hoàn thành chưa đạt 100% nhưng quá trình thực hiện giúp bạn suy nghĩ lại cách mình làm việc, đặt những câu hỏi khó khiến bạn mở rộng khả năng tư duy, điều đó mới là thành công. Hãy luôn nhớ rằng mục tiêu cao nhất hoặc khó nhất tạo tra mức độ nỗ lực và hiệu suất cao nhất. 

Khi bạn đặt ra mục tiêu tham vọng - mục tiêu kéo giãn để thúc đẩy sự phát triển của bản thân. Nó có khiến bạn cảm thấy đuối sức?  

 - Kéo giãn giống như một sợi dây cao su, bạn có thể cảm thấy không thoải mái, thậm chí đau đớn một chút, kéo giãn giúp bạn vượt ra khỏi vùng thoải mái của mình

 - Kéo giãn có thể không thoải mái khi làm nó nhưng quả ngọt bạn sẽ được thưởng thức về sau

 - Ý tưởng chủ đạo của kéo giãn là bạn cố gắng đạt được một vị trí mới mà bạn không nghĩ mình làm được

 - Sau một thời gian kéo giãn thường xuyên bạn bắt đầu tiến xa hơn những lần trước đó 

 - Mặc dù mục đích của việc kéo giãn là không thoải mái, tuy nhiên bạn cũng đừng nên quá căng thẳng 

Hãy nghĩ về thành quả đạt được cuối cùng trong suốt quá trình thực hiện mục tiêu của bạn, khi đó kết quả đạt được sẽ rất tuyệt vời. 

Đừng vội nản chí khi gặp khó khăn ở những bước triển khai đầu tiên mà hãy để mục tiêu kéo giãn tôi luyện bạn và giúp bạn đạt đến thành công mà bạn mong muốn.

To be continued…..