PEC Team: Ngọn hải đăng sáng đèn, dẫn lối cho những chiến binh đánh án tại Sun*

Là một team nhỏ thuộc PAO Unit với số lượng thành viên khiêm tốn, đúng như cái tên, PEC (Process Evaluation Consultant) được thành lập với nhiệm vụ xây dựng, triển khai, vận hành, duy trì và liên tục cải tiến các quy trình thực hiện công việc tại Sun*, nhằm hướng tới sự hài lòng của khách hàng, đề cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên và tính hiệu quả trong công việc.

Hướng tới một Sun* với quy trình công việc “chuẩn không cần chỉnh”

Tại Sun*, mỗi bộ phận khi thành lập ra đều mang trong mình một trọng trách, sứ mệnh riêng, nhưng tựu chung lại, đều hướng tới mục tiêu chung là mang lại những giá trị "awesome". PEC được thành lập cũng dựa trên tinh thần ấy. 

Khi công ty ngày càng phát triển, quy mô ngày càng lớn với nhiều dự án lớn nhỏ gõ cửa, để tránh bỡ ngỡ cho những member mới join hay giảm thiểu tối đa incidents trong quá trình triển khai, một quy trình rõ ràng các khâu là điều kiện tiên quyết, quyết định thành công cho dự án. PEC Team sẽ nắm vai trò chính, cùng PAO và đội ngũ PMG thiết lập quy trình chuẩn cũng như những nguyên tắc hoạt động để làm sao đảm bảo chất lượng đầu ra cho dự án. Ngoài ra, team cũng sẽ hỗ trợ PMG tổ chức thường kỳ những hoạt động đào tạo, huấn luyện đội ngũ GLs, TLs hay những thành viên chủ chốt trong dự án tại mỗi Unit.

Chưa dừng lại tại đó, kể từ khi thành lập vào đầu năm 2019, PEC cũng được chỉ định tham gia trực tiếp vào nhiều dự án lớn tại Sun* dưới vai trò giám sát và đánh giá kết quả thực hiện quy trình, từ đó cải tiến những khâu vận hành chưa thực sự hiệu quả.

Lấy “AWESOME” làm kim chỉ nam cho mỗi quy chuẩn mà team xây dựng, PEC mong muốn hướng tới

Achievable: Team hoàn thành mục tiêu đề ra khi áp dụng quy trình chuẩn chỉnh

Well-structured: Team dễ dàng hiểu và nắm rõ quy trình

Efficient: Team có thể triển khai áp dụng quy trình với chi phí thấp

Specific: Quy trình rõ ràng, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn

Operative: Quy trình dễ dàng được theo dõi

Maintainable: Quy trình dễ dàng cải tiến và nâng cấp

Essential: Tập trung vào các quy trình thiết yếu cho 4 Unit lớn về engineering.

Khẳng định mình qua những thành tích đáng nể từ những ngày đầu thành lập

Đầu năm 2019, PEC Team đặt mục tiêu tập trung vào 4 yếu tố chính: Giảm thiểu incident trong các dự án, cải tiến quy trình vận hành, hỗ trợ dự án, phát triển nhân lực của PEC Team. Và cũng trong năm đó, dưới sự dẫn dắt tài tình cũng như hỗ trợ đắc lực của anh Hà Sơn Hồng và anh Atsushi Patrick Nishi, cả team PEC đã đạt được những bước tiến đáng kể khi thu lượm nhiều kết quả tốt đẹp. 

Cụ thể, với mục tiêu xây dựng 14 quy trình chuẩn chỉnh tại Sun*, PEC đã từng bước hoàn thành được 12 trong số đó. Từ con số không, tính đến nay, PEC đã xây dựng được đội ngũ nhân sự tài năng và mẫn cán với 4 key member: Ngọc Mai, Nhật Lệ, Cẩm Giang và Kim Dung. Với nỗ lực cải tiến những quy trình không hiệu quả, rườm rà cũng như đẩy mạnh hỗ trợ, đồng hành cùng các dự án, PEC đã khẳng định vị thế của mình thông qua 2 dự án lớn nhất nhì tại Sun*: Docomo và Digmee, trong đó Docomo đã được release thành công.

Với Docomo, đây có thể coi là dự án “căng cực” ở Sun* lúc bấy giờ khi phải trải qua giai đoạn thử thách để khách hàng quyết định có hợp tác với Sun* hay không. Chính vì vậy, khối lượng task trong team cứ thế chồng chất lên nhau khiến BrSE kiêm PM dự án rơi vào tình trạng overload effort. Nắm bắt được tình hình như vậy, EUV3 đã chủ động đề xuất với team PEC về việc cử 1 thành viên tham gia cùng team dự án Docomo với vai trò hỗ trợ và theo dõi quy trình hoạt động của dự án. 

Cụ thể, PEC tạo các công thức trên Google Sheet để thống kê và đo đạc các chỉ số, chỉ cần import data hàng ngày, tool sẽ tự động trả về các chỉ số đã define. Ngoài ra, PEC cũng thực hiện báo cáo hàng ngày về chất lượng và tiến độ dự án để cảnh báo cho team khi phát sinh hoặc còn tồn quá nhiều bug có Priority cao (Urgent, High), giúp dự án xử lý kịp thời vấn đề và tránh nguy cơ incident. Kết quả cuối cùng, Docomo đã nhận được cái gật đầu tấm tắc của khách hàng và tiếp tục nhận thêm những yêu cầu mới từ phía họ. 

Với Digmee, đây là 1 trong số những dự án đặc biệt lớn và nổi bật tại Sun*. Mặc dù dự án đã bắt đầu triển khai từ khá lâu nhưng tính đến hiện tại vẫn tồn đọng nhiều vấn đề trong khâu vận hành cũng như trong các đợt release. Với mong muốn tìm hiểu root cause của các vấn đề này, team PEC đã trực tiếp đề xuất nhiều ý tưởng khắc phục - cải tiến cho chính Digmee cũng như mong mỏi xây dựng lesson learn cho các dự án khác sau này, như xây dựng template cho các ticket type, tracking việc log ticket theo template và remind.

Chia sẻ với Sun* News, anh Sơn Hồng cho hay: “Phía PEC đã đề xuất và triển khai KPI là 1 bộ chỉ số đo lường hiệu quả của tổ chức để đạt được mục tiêu đo đạc dự án một cách định lượng thay vì định tính như trước đây. Hiện tại Sun* có khoảng 70 dự án đang thực hiện đo KPI để theo dõi tiến độ của dự án mình. Trong đó, EUV3 đã thực hiện tự quản lý KPI ở mức dự án. Cho đến nay, PEC vẫn đang tiếp tục remind, follow up và update liên tục khi có dự án mới, hàng tháng luôn có báo cáo về KPI mức công ty tới các bên như PAO, GL, TL,...”

Mỗi khi nhắc đến incident, ngay cả phía PEC hay bất kì Sunners nào trong công ty cũng đều toát mồ hôi. “Sau 1 số incident về việc thao tác nhầm trên môi trường thực hiện, phía PEC đã triển khai tool alert Production phối hợp cùng 1 team của anh Vũ Xuân Dũng - Unit Manager EUV1 thông báo tới toàn Sun*: thu thập, update URL vào tool, định kỳ remind, ping push các dự án chưa thực hiện, các dự án mới, cải tiến, hỗ trợ liên tục nếu có vấn đề. Theo đó, các incident được ghi nhận trên Jira đều được phía PEC đốc thúc và follow up các GL thực hiện log, phân tích, sau đó PEC sẽ đánh giá mức độ nghiêm trọng dựa trên các incident đó kèm các action để dự án có lesson learned về sau. Đối với các incident cần thực hiện 5 whys report, phía PEC cũng trực tiếp cử người vào từng dự án cụ thể như: Digmee, Groover, Fulfilments,.. để follow up việc thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Cùng với đó, team PEC đang kết hợp cùng đội ngũ PMG, QA và ISO thực hiện chuẩn hóa template cho bộ Standard Process 2.0 cho toàn Sun* vào giữa tháng 5/2020 này.” - anh H.S.Hồng cho biết thêm.

Cho đến thời điểm hiện tại, tuy rằng số lượng thành viên trong team PEC còn khá ít ỏi, tỷ lệ nghịch với số lượng vô cùng lớn của dự án tại Sun*, ấy vậy PEC vẫn đang tiếp sức cho nhau, từng ngày nỗ lực, sát cánh cùng các anh em trong dự án, âm thầm tạo ra những sản phẩm với chất lượng tuyệt vời tới tay người sử dụng cuối cùng. 

Ví như ngọn hải đăng sáng đèn, chỉ đường dẫn lối cho những chiến binh đánh án, team PEC sẽ bước tiếp những bước đi vững vàng trên con đường chinh phục mục tiêu và hoàn thành sứ mệnh tốt đẹp của mình, theo đúng hai trong số năm tôn chỉ của mình “Work self-innovating - Together succeeding”!