Tưởng đã thiết lập OKRs ngon lành, cho đến khi bạn biết được những điều này liệu có quá muộn?

Bắt đầu từ quý II/2020, Sun* Việt Nam chính thức triển khai OKRs - công cụ quản trị mục tiêu và kết quả then chốt trên phạm vi toàn công ty, nhằm tập trung phát triển môi trường làm việc nhiều động lực cho từng cá nhân.

Cho đến giờ phút này, từ các leaders cho đến members trong công ty, mọi người đều đã dần hoàn thành việc đưa OKRs lên công cụ S*Goal và bắt đầu cập nhật những tiến độ đầu tiên cho các kết quả then chốt của mình. Thế nhưng, liệu bạn có tự tin rằng mình đã thiết lập được một OKRs đúng nghĩa? Ngay bây giờ, để trả lời cho câu hỏi này, hãy cùng Sun* News điểm qua những lỗi sai thường gặp khi thiết lập OKR và “rà soát” OKR của chính mình nhé!

1. Đặt quá nhiều mục tiêu

Tại Sun*, OKRs được xây dựng và thiết lập để tập trung tạo động lực làm việc cho toàn thể thành viên bằng cách thúc đẩy mọi người cùng hướng tới thực hiện và hoàn thành mục tiêu mà chính cá nhân đó đã đề ra. Thế nhưng, nếu bạn có quá nhiều mục tiêu, thì bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải miệt mài theo đuổi hết mục tiêu này đến mục tiêu khác, mà rốt cuộc chưa chắc đã hoàn thành hết tất cả. Thậm chí, khi đó, bạn có thể chẳng hoàn thành bất cứ điều gì. 

Chính vì thế, trong buổi Morning Speech của mình, anh Thanh Tùng D (EUV1) đã nói về chủ đề “Làm điều quan trọng” trong thiết lập OKRs. Theo đó, chúng ta cần phải biết đâu là những mục tiêu quan trọng, nhất định phải hoàn thành, để từ đó cam kết thực hiện. Như vậy, chúng ta có thể xác định điều bản thân cần làm trong một thời gian nhất định. Có lẽ vì thế, Sun* khuyến khích mọi người có từ 3-4 mục tiêu để cam kết và theo dõi tiến độ trên S*Goal. 

>>> Đọc thêm [Review] Học cách áp dụng OKRs chuẩn cùng "Measure What Matters" - Làm điều quan trọng

2. Đặt quá nhiều kết quả then chốt 

Cũng giống như việc đặt quá nhiều mục tiêu, việc có quá nhiều KRs cũng là lỗi sai mà những người lần đầu thực hiện OKRs hay mắc phải. Việc thiết lập quá nhiều kết quả then chốt hoặc nhiều kết quả then chốt nhỏ sẽ làm cho mục tiêu bị pha loãng, khó xác định mức độ hoàn thành của mục tiêu. 

KRs cũng không phải “to-do-list”, một danh sách dài các bước, các việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu. Vì thế, đã gọi là kết quả then chốt thì chỉ nên là những kết quả quan trọng mà chúng ta thực sự muốn đạt được, và tổng hợp các kết quả đó chính là mục tiêu. 

Ví dụ một OKRs mắc lỗi đặt quá nhiều KRs và biến KRs trở thành to-do-list như sau: 

Có thể thấy, trong 5 KRs trên đây, chỉ có KR4 là một kết quả then chốt, có thể giúp cho cá nhân này hoàn thành mục tiêu “học vẽ minh họa”.  

Một O chỉ nên có từ 3-4 kết quả then chốt, từ đó, bạn có thể biết được điều mình thực sự cần làm để hoàn thành mục tiêu. 

3. Kết quả then chốt không đo lường được hoặc khó hiểu

Đóng vai trò là công cụ để có thể đo lường được hiệu quả của việc thực hiện mục tiêu, KR trong OKRs phải thỏa mãn tính có thể đo lường được và rõ ràng. Nếu KR không đo lường được hoặc khó hiểu thì chắc chắn bạn cần phải xem lại KR của mình. Việc thiết lập KR không chính xác có thể dẫn đến việc bạn không thể đi đúng hướng để đạt mục tiêu cuối cùng, hoặc gặp tình trạng “đứt gánh giữa đường”.

Ví dụ về một kết quả then chốt không thể đo lường được như sau:

• O: Hòa nhập và thích nghi với môi trường làm việc tại Sun*
• KR: Nắm rõ về bộ máy tổ chức, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi và hành động theo những định hướng đó.

Trong ví dụ trên, chúng ta không thể đo lường được thế nào là “nắm rõ” về bộ máy tổ chức, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi và hành động theo những định hướng đó, từ đó không thể biết được rằng chúng ta cần làm gì, trong bao lâu,... để thực hiện KR này.

4. Mục tiêu quá thách thức hoặc không đủ thách thức

Chúng ta, những người bình thường, thường sẽ có xu hướng đặt những mục tiêu "vừa đủ" để biết chắc chắn mình có thể đạt được. Thế nhưng, trong một tổ chức, những mục tiêu có giá trị thấp thường là mục tiêu không ai quan tâm, chúng ta có đạt được hay không đạt được cũng không sao. Vậy thì, câu hỏi đưa ra, đặt mục tiêu đó ra để làm gì?

Khi được hỏi về khó khăn trong quá trình triển khai OKR, anh Bùi Xuân Trung (Unit 3) đã bộc bạch: “Mọi người vẫn chưa thấm được tinh thần để đặt O có tính truyền cảm hứng, KRs là kết quả định lượng được, mọi người vẫn đặt các O dễ đạt được và KR như 1 task list.” 

Mặc dù không nhiều người nhận ra, nhưng đây là một lỗi sai mà nhiều người mắc phải khi họ chưa hiểu được một mục tiêu thế nào là mục tiêu quan trọng để thực hiện. Những mục tiêu có thể truyền cảm hứng, thúc đẩy bạn đạt được những kết quả mong muốn mới chính là mục tiêu trong OKR. Vì vậy, chúng phải đủ thách thức để tạo động lực cho chúng ta vượt lên trên giới hạn của bản thân, đạt được những điều ta chưa từng đạt được. 

Những người tự chọn “hành trình” cho mình sẽ có nhận thức sâu hơn làm thế nào để đến đích của “hành trình” đó – khi người khác vạch ra “hành trình” để về đích cho chúng ta, điều đó sẽ không khiến chúng ta đủ hăng hái như chính chúng ta chọn.

5. OKRs xa rời mục tiêu của đội nhóm và tổ chức

Doanh nghiệp là một chỉnh thể thống nhất, là sự tương tác giữa các cá nhân, đội nhóm nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung. Một trong những sai lầm khiến OKRs thất bại ở tầm tổ chức chính là là không thiết lập được mối liên kết giữa OKRs của cá nhân với tổ chức. Nói dễ hiểu là “mạnh ai người nấy sống”, mỗi bộ phận mỗi một mục tiêu không liên quan đến nhau, không cùng hướng đến mục tiêu thống nhất.

Ở lỗi sai này, sẽ không có một ví dụ cụ thể nào để bạn có thể soi chiếu. Vì thế, hãy so sánh chính mục tiêu của bạn với mục tiêu của các cấp bộ phận, từ team, group, unit, cho đến toàn công ty, và trả lời câu hỏi, liệu mục tiêu của bạn có ứng với mục tiêu nào của tổ chức hay không? Nếu không, hãy mạnh dạn bỏ nó qua một bên, vì đó có thể chưa phải "điều quan trọng" cần làm.

Lời kết

Như vậy, OKRs thật sự là một vùng biển rộng lớn, không phải ai cũng có thể hiểu và thiết lập một OKR chuẩn ngay từ đầu. Vì thế, đừng lo nếu ở thời điểm này bạn chưa có những OKRs đúng. Hãy xem xét kỹ lưỡng và điều chỉnh nếu cần.