Thao thức, trằn trọc cùng 25 bản estimate lớn nhỏ để mang dự án về nhà!

Đối mặt với bài toán khó

Team dự án Aptitude Testing System chính thức được hình thành từ tháng 04/2023 với số lượng lên đến 28 thành viên. Bài toán được đặt ra cho đội ngũ này là làm mới hệ thống hỗ trợ thí sinh tham gia kỳ thi kiểm tra năng lực trực tuyến của một khách hàng về tuyển dụng. Khách hàng đã có sẵn nền tảng nhưng chỉ hoạt động đến hết tháng 04/2024. Do vậy, nhiệm vụ của dự án là phát triển một hệ thống mới có đầy đủ chức năng tương tự và khắc phục những nhược điểm hệ thống cũ đang gặp phải, bao gồm:

• Trong quá khứ khi có 7000 người cùng tham gia test thì server đã sập. Lúc này tất cả mọi người đều không thể sử dụng được hệ thống.
• Hệ thống hiện tại chưa thể xử lý export kết quả thi ra file pdf/csv của số lượng ứng viên lên đến hơn 600.
• Cần xử lý migrate ~240 databases sang hệ thống mới với thời gian downtime ít nhất có thể.

Đội dự án từ Sun* Nhật Bản và Sun* Việt Nam cùng nhau "gỡ rối"

Nhận được “đề bài” không hề đơn giản nhưng thú vị này, team dự án đã ngay lập tức tiến hành các tác vụ định nghĩa, phân tích yêu cầu và triển khai estimate dự án. Các phương án được đưa ra và chia dự án thành 2 giai đoạn: định nghĩa yêu cầu và phát triển. Khi bidding dự án, đội ngũ đã estimate giai đoạn phát triển và nhận được sự đồng ý của khách hàng. Tuy nhiên, khi bắt đầu đi vào triển khai và re-estimate, khối lượng công việc thực tế đẩy tổng effort lên đến gấp 2,7 lần so với con số ước tính ban đầu. Điều này đã tạo ra một bài toán mới với thử thách không hề nhỏ cho khách hàng và chính bản thân dự án.

Anh Huy Tuấn, PSM dự án chia sẻ: “Khi nhận được bản estimate thực tế, khách hàng đã khá lo lắng vì ngân sách dự trù cao hơn gấp đôi so với dự kiến của họ. Liên quan đến ngân sách luôn là một vấn đề nhạy cảm, tuy nhiên ngay khi lắng nghe chia sẻ và nỗi niềm của khách hàng, đội ngũ dự án từ Sun* Nhật Bản và Sun* Việt Nam đã ngay lập tức họp bàn để “rối ở đâu, ta gỡ ở đó” và trấn an khách hàng trên tinh thần One Team”. 

Lịch trình sử dụng hệ thống mới không thể lùi do hệ thống cũ hết hạn đẩy các bên vào thế khó khăn "ngàn cân treo sợi tóc. Đứng trước nguy cơ lớn nhất là phải dừng dự án, đội ngũ phát triển từ hai đầu cầu Sun* Nhật Bản và Việt Nam đã rất tích cực trao đổi và đề xuất để tìm ra phương án tối ưu nhất.

Bền bỉ re-estimate trên tinh thần One Team

Thực hiện re-estimate từ tháng 7 đến cuối tháng 8, các thành viên đã liên tục họp bàn và phân tích, điều chỉnh yêu cầu cùng khách hàng. Từ một bản estimate đầy đủ chức năng ban đầu, team dự án nhặt từng màn hình/chức năng ra và chia làm nhiều bản estimate khác nhau để khách hàng dễ dàng xem xét lựa chọn.

Bên cạnh thứ tự ưu tiên giữa các màn hình, mỗi màn hình còn có nhiều chức năng với độ ưu tiên khác khau, đòi hỏi tất cả thành viên phải cóp nhặt và tách thành từng phần nhỏ để đưa ra những bản estimate tối ưu và hợp lý nhất cho khách hàng. 

Chỉ trong chưa đầy 2 tháng, các chiến binh đã đề xuất lên đến 25 bản estimate lớn nhỏ. Khi được hỏi về cảm xúc của thành viên đội ngũ phát triển trước áp lực thời gian này, Huy Tuấn cho biết: “Ban đầu anh em cũng có đôi phần xuống sức bởi giai đoạn cuối tháng 6 - đầu tháng 7 khá căng thẳng với nhiều dự án khác nhau. Tuy nhiên, với tinh thần lạc quan, đội ngũ vẫn không ngừng động viên nhau để làm đi làm lại sao cho đạt được kết quả ưng ý nhất. Team ăn ý phối hợp và cùng cố hết sức có thể, dù là 10 bản, 20 bản hay 30 bản estimate thì kết quả awesome vẫn là đích đến cuối cùng”. 

Với tinh thần phối hợp One Team nhiệt thành ấy, những nỗ lực đã được các bên ghi nhận và cơ hội ký kết chính thức đã diễn ra. Sau 2 tháng thực hiện rất nhiều bản đề xuất, dự án đã nhận được “sự gật đầu” và lời mời hợp tác từ khách hàng. Đây là một tín hiệu tích cực, là kết quả của quá trình nỗ lực bền bỉ, tinh thần không bỏ cuộc, thái độ luôn sẵn sàng giải quyết mọi trăn trở của khách hàng từ cả hai đội ngũ Sun* Nhật Bản và Việt Nam. Dù không được gặp mặt trực tiếp và hoàn toàn làm việc qua các nền tảng online, các anh chị em vẫn kề vai sát cánh và hỗ trợ nhau mọi lúc. 

 "Hai tháng vừa qua thực sự là một bài học lớn với team dự án. Team rút ra những kinh nghiệm sâu sắc về việc chặt chẽ hơn trong quá trình estimate khi nhận dự án và bắt đầu triển khai. Những kinh nghiệm xương máu này sẽ là nền tảng giúp các thành viên trưởng thành và vững vàng hơn trong các dự án kế tiếp”.

• - Đại diện dự án, anh Huy Tuấn chia sẻ -

Hiện tại dự án đã chính thức bước vào giai đoạn phát triển và chuẩn bị cho đợt bàn giao đầu tiên vào giữa tháng 10. Chúc các thành viên Aptitude Testing System sẽ luôn giữ một chiếc đầu nóng để mạnh tay code, vững tay lèo lái dự án tiến thêm những bước xa hơn nữa trong tương lai, và release đúng kỳ vọng nhé!